کد خبر: ۳۷۳۴۷۹۶

تاریخ: ۰۹ مرداد ۱۳۹۷ - ۱۰:۵۵

برون سپاری راه حلی امن برای گذر از دوران رکود

برون سپاری، قراردادی است که میان شرکت یا سازمان شما با یک شرکت یا فرد دیگر بسته می‌شود تا بخشی از وظیفه، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بوده است توسط کارمندان شرکت شما انجام شود، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت یا فرد انجام شود.

به گزارش ایکنا، جهان اقتصاد نوشت: در برون سپاری علاوه بر واگذاری فعالیتها وعوامل تولید (کارکنان، تسهیلات، تجهیزات، فناوری وسایر تجهیزات )، اختیار تصمیم گیری (مسئولیت و حق تصمیم گیری در مورد فعالیتها) نیز دراغلب موارد واگذار می گردد. این فرآیندها که قرار است توسط گروه دیگری انجام شوند می‌توانند درون شرکت شما یا بیرون از آن انجام شوند.

چرا باید برون سپاری کرد؟

برون سپاری منافع و مزایای فراوانی فراتر از منافع مالی دارد که در اینجا به چند مزیت اصلی آن پرداخته می شود.

•کمبود منابع سازمان

یکی از اصلی‌ترین دلایل برون سپاری، کمبود در منابع سازمان است، که می‌تواند شامل این موارد باشد: کمبود کارمندانی که دانش‌ کافی برای انجام کار دارند (برای مثال مهندسان)، کمبود نیروی کاری که تجربه کافی برای انجام کار را داشته باشد و در نهایت عامل آخر کمبود زمان و انرژی است.

•تمرکز بر فعالیت‌های اصلی

بعضی کارهای جانبی همیشه برون سپاری می‌شوند. این کار باعث می‌شود مدیران بتوانند تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارهایی بکنند که اگرچه برای کسب و کار ضرورت دارد اما به هسته‌ی اصلی کسب و کار مربوط نمی‌شود. یک مثال خوب برای این مورد شرکت یا گروه آموزشی بزرگی است که طراحی سایت اش را به شرکتی که در امور طراحی سایت تخصص دارد برون سپاری می‌کند.

•کاهش هزینه‌

مهمترین عامل برای برون سپاری فرایندها در اکثر شرکت های جهان کاهش هزینه هاست. اولا هزینه‌ی نیروی کار و مواد اولیه روز به روز در حال افزایش است و رقابت، شرکت‌ها را مجبور می‌کند قیمت‌ها را پایین نگه‌دارند. ثانیا این با توجه به شرایط اقتصادی کشور و عدم ثبات در بازار، اکثر شرکت رو به کاهش هزینه ها و تعدیل می آورند تا بتوانند فرایند رشد خود را ادامه دهند. به طور مثال اگر شرکت نیاز به حضور یک طراح تمام وقت ندارد، می تواند جای آن از یک طراح فریلنسر به صورت پاره وقت استفاده کند و به جای پرداخت ماهیانه ثابت ، پرداخت متغیر به ازای پروژه داشته باشد.

•انعطاف پذیری کسب و کار

نیاز‌های فصلی و دوره‌‌ای که با گذشت زمان کم و زیاد می‌شوند، نیازهای متعددی به منابعِ شرکت تحمیل می‌کنند. هر قراردادی که برای برون سپاری بسته می‌شود، می‌تواند انعطاف‌پذیری لازم را برای تثبیت این نیاز‌های متعدد فراهم کند. برای مثال یک شرکت در زمان حسابرسی‌های مالیاتی یا زمان حسابرسی توسط مالکان شرکت تعدادی حسابدار پاره وقت استخدام کند.

معایب برون سپاری چیست؟

اگر می‌خواهید گزینه‌های برون سپاری کار خود را ارزیابی کنید، در نظر داشته باشید که برون سپاری معایبی هم دارد. قبل از انتخاب فرایند برون سپاری به معایب اشاره شده توجه کنید و ببینید کدام یک از آنها ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر معایب برون سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون سپاری صرف نظر کنید.

•از دست دادن کنترل مدیریتی

زمانی که قراردادی امضا می شود تا یک شرکت دیگر بخشی از کار را بر عهده بگیرد، مدیریت و کنترل آن بخش از کار را بر عهده آن شرکت گذاشته می شود. . شرکتی که کار را به آن برون سپاری شده استانداردهایی را که برای شرکت شما مهم است، در نظر نمی‌گیرد. آنها تنها به دنبال این هستند تا از خدمتی که به شما و شرکت‌های دیگری مثل شما ارائه می‌دهند، سود ببرند.

•هزینه‌های پنهان

شما قرادادی با شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، امضا می‌کنید که جزئیات خدماتی که برای شما فراهم خواهد شد در آن مشخص می‌شود. شما مجبور خواهید بود برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است هزینه اضافی پرداخت کنید. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده‌اید بررسی کند. آن شرکت قبلا این کار را کرده‌ و قرارداد را از قبل آماده کرده‌ است. بنابراین زمانی که مذاکرات آغاز شود شما در موضعِ ضعف خواهید بود.

•امکان افشای اطلاعات طبقه شده سازمان

چیزی که همچون خون در رگ‌های شرکت جریان دارد اطلاعاتی است که شرکت بر اساس آنها به جلو می‌رود. اگر شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه‌ی دیگری دارید که باید در اختیار شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید قرار بدهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ی شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون سپاری شود شامل دارایی‌های مشترک شرکت یا داده‌ها و اطلاعات شرکت باشد (برای مثال طرح محصولات، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم‌گیری شما در نظر گرفته شود.

•مشکلات کیفیت

شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، تنها با پول انگیزه می‌گیرد. از آنجا که در قراردادی که می‌بندید قیمت را قطعی می‌کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها خواهد بود و تنها زمانی که آنها شرایط قرارداد را برآورده کنند، شما به آنها پول می‌دهید. این نکته بسیار مهم است که در قرارداد برون سپاری حتما عواملی برای ارزیابی کیفیت محصول یا خدمت نهایی دریافتی در نظر بگیرید و پرداخت نهایی براساس این ارزیابی باشد.

چه حوزه‌هایی معمولا برون سپاری می‌شوند؟

اگرچه اکثر فرایندها و فعالیت های شرکت را می توان برون سپاری کرد اما در اینجا برخی حوزه‌ها که بیشتر برون سپاری می‌شوند ذکر می‌شوند:

•فرایندهای مربوط به فناوری اطلاعات (برنامه نویسی موبایل،برنامه نویسی ، طراحی قالب سایت)

•فرایندهای فروش و بازاریابی (بازریابی اینترنتی، بازاریابی شبکه های اجتماعی، فروش واسطه ای و…)

•فرایندهای مرتبط به محتوا (ترجمه ، نوشتن مطلب، تبدیل محتوای چاپی به دیجیتال و…)

•فرایند طراحی (طراحی بنر، طراحی ست اداری ، طراحی قالب سایت و…)

•فرایندهای منابع انسانی و مدیریت بیمه (فعالیتهای جذب و استخدام، امور قراردادها و… )

•فرایندهای حسابداری(کارشناس حسابداری، کارشناس مالیات)

متاسفانه فرهنگ برون سپاری و فریلنسرینگ در ایران به صورت کامل جا نیفتاده است و هنوز خیلی از افراد و سازمان ها ذهنیت بدی نسبت به این موضوع دارند. در صورتی که این فرایند و فعالیت در کشورهای پیشرفته نهادینه شده و به یکی از روال (ترند) های مهم در انجام فرایندهای سازمانی و اداری تبدیل شده است. بر اساس گزارشی که سایت آپ ورک در سال ۲۰۱۷ منتشر کرد، در کشور آمریکا، نزدیک به ۶۰ میلیون نفر مشغول به فعالیت فریلنسرینگ هستند و پروژه های برون سپاری را انجام می دهند و بر اساس تخمین ها در سال ۲۰۲۷ ، نیروهای فریلنس و پروژه ای تعداشان از نیروهای تمام وقت بیشتر می شود. این آمار مهم نشان از تغییر استراتژیک در ساختار شرکت های بزرگ آمریکا است که برای مدیریت هزینه ها و بهبود عملکرد عملیاتی سازمان رو به برون سپاری آورده اند.حال با توجه به شرایط ناپایداری اقتصادی ایران و نیاز به کنترل هزینه ها، احساس می شود که برون سپاری راه حلی امن برای تمامی شرکت های بزرگ و کوچک کشور است تا در این شرایط سخت، به جای فعالیت بر روی کارهای حاشیه ای و جانبی به فعالیت های اصلی بپردازند و روند رشد و توسعه خود را حفظ کنند.

سینا حاجی زاده-کارشناس ارشد بازاریابی