کد خبر: ۴۲۱۴۲۳۴

تاریخ: ۲۰ ارديبهشت ۱۴۰۳ - ۰۸:۰۸

میزگرد ایکنا به مناسبت روز اسناد ملی و میراث مکتوب/ 2

نقش مادری سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای کشورهای همسایه + صوت

کارشناسان حاضر در بخش دوم و پایانی میزگرد تعاملی ایکنا با محور بازنمایی هویت تاریخی و تمدنی ایران به بهانه روز «اسناد ملی و میراث مکتوب» ضمن اشاره نقش مادرانه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با توجه به سابقه و کارنامه موفقش برای کشورهای همسایه بر ارزش و اعتبار «سند» به عنوان تکیه‌گاه خیمه هویت فرهنگ و تمدن تاکید کردند.

خبرگزاری بین‌المللی قرآن (ایکنا) هم‌زمان با روز 19 اردیبهشت که در تقویم فرهنگی به‌نام روز «اسناد ملی و میراث مکتوب» به مناسبت روز بزرگداشت شیخ کلینی صاحب «کتاب کافی» از کتب اربعه تشیع و از محدثان مشهور شیعه نام‌گذاری شده است؛ میزگردی تعاملی را با محوریت بازنمایی هویت تاریخی و تمدن ایران به بهانه روز اسناد ملی و میراث مکتوب برگزار کرد.

در بخش نخست این میزگرد، دو کارشناس حاضر که هر دو از مدیران سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به شمار می‌روند به مرور کارنامه فعالیت این سازمان از بدو تأسیس (1349) تا زمان حال با محوریت جایگاه و اهمیت اسناد و میراث مکتوب در قالب بازنمایی حافظه تاریخی و تمدنی هویت‌بخش ایران‌زمین؛ همچنین شیوه‌های فعالیت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در قالب رویکردهای کلان آن به بحث و گفت‌وگو پرداختند.

بر کسی پوشیده نیست که فصل مهمی از فعالیت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در قامت حفظ؛ نگهداری و پاسداشت میراث مکتوب هویتی و تمدنی ایران‌زمین؛ به بخش مرمت آن بازمی‌گردد. از دیگر سو، تعاملات سازمان با دیگر نهادها و ارگان‌هایی که هر یک بخش گنجینه و آرشیو اسناد اختصاصی خود را دارند از یک‌سو، ازسوی دیگر فعالیتی که طی چند سال اخیر با محوریت ابعاد بین‌المللی و آموزه‌های مرتبط با رایزنان فرهنگی به‌عنوان سفیران فرهنگی جمهوری اسلامی ایران صورت‌گرفته و تعاملاتی که با شورای جهانی آرشیو (ایکا) از سوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برقرار شده است، بخشی دیگر از این میزگرد را به خود اختصاص داد.

تمامی مؤلفه‌های بیان شده و محورهایی بیش از آن، در قالب قسمت دوم و پایانی میزگرد تعاملی ایکنا با حضور محمد حدادی، مدیرکل مرمت و حفاظت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و صدیقه روحی، مشاور معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از خاطرتان می‌گذرد.

{$sepehr_media_3434111_400_300}

ایکنا: خانم روحی؛ بخش دوم گفت‌وگو را با شما آغاز کنیم. در این بخش کمی نگاهمان را از بعد ملی فراتر ببریم؛ در مرور اخبار یک دهه اخیر بارها درباره دادوستد اسناد ملی و میراث مکتوب تمدن ایران که در دیگر کشورها وجود دارد و ارجاع آنها به سازمان اسناد و کتابخانه ملی شنیده‌ایم. گاه حتی این شکل ارائه آثار مسیری معکوس طی کرده و با توجه به نیاز دیگر کشورها، برخی از این اسناد به آنها قرض داده شد است. در همین راستا و با رویکرد نگرش بین‌المللی اگر بخواهیم شکل مراودات سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران را مورد مداقه قرار دهیم با چه کارنامه‌ای مواجه هستیم؟

خوشبختانه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران؛ در حوزه بین‌الملل از کارنامه خوب و قابل دفاعی برخوردار است. تقاضاهای بسیاری از سوی کشورهای مختلف در مباحث آرشیو و کتابخانه‌های ملی شاهد هستیم؛ چرا که برخی از کشورها خاصه کشورهای همسایه در مقوله آرشیوی اسناد ملی یا کتابخانه‌ای چندان قوی نیستند و در راستای نگهداری اسناد و شیوه‌های دیگر اسنادی با تقاضاهای بین‌المللی متعددی به شکل توأمان یا مجزا مواجه هستم.

به‌ جز ایران چند کشور دیگر را نیز می‌توان برشمرد که سازمان اسناد با کتابخانه ملی آنها تحت چتر یک سازمان و نهاد واحد فعالیت می‌کند. اما بیشتر کشورها این دو سازمان و نهاد به شکل مستقل فعالیت می‌کنند. تفاهم‌نامه‌های متعددی طی سال‌های اخیر برای کارهای مشترک منعقد شده ‌است. علاوه ‌بر آنها، بحث نهادهای بالادستی نیز وجود دارد. به عنوان نمونه، «شورای جهانی آرشیو» یا «ایکا» یکی از نهادهای بالادستی در حوزه بین‌المللی است. ایران نیز یکی از اعضای مهم آن در حوزه جنوب غرب آسیا به نام «سواربیکا» فعالیت می‌کنند.

از نظر دادوستد اسناد تا جایی ‌که به‌خاطر دارم طی سالیان اخیر تمرکز بر اسناد شبه‌قاره هند استوار بوده است. همان‌طورکه می‌دانید سابقه تمدنی ایران فرهنگی و تأثیرات آن در این حوزه جغرافیایی (شبه‌قاره هند) بسیار عظیم، عمیق و گسترده بوده ‌است. به ‌ویژه اسنادی که به زبان فارسی در این حوزه تمدنی وجود دارد. همکاران‌مان در این حوزه در حال کار هستند و گاه در مواجهه با آرشیوهایی که در بازه‌های زمانی مختلف توسط این کشورها باز می‌شود، اسنادی در اختیار ما قرار می‌گیرد که همکاران ما با مراجعه به آنها می‌توانند منابع خود را غنی‌تر سازند. اما تردیدی وجود ندارد که برای تقویت ابعاد بین‌المللی نیازمند تعاملات بیشتر و تقویت این ارتباطات هستیم.

تأکید دارم که ارتباطات بین‌المللی سازمان اسناد و کتابخانه ملی را در سطح مطلوبی ارزیابی می‌کنم؛ اما معتقدم توسعه این ارتباطات به فعالیت بیشتر در این حوزه با توجه به گستره اسناد و میراث مکتوب تمدن ایرانی در سراسر جهان نیازمند است تا بتوانیم اسناد و مدارکی که در حوزه‌های مختلفی که در دیگر کشورها وجود دارد ولو شده در حد تصویر در اختیار بگیریم، چرا که به واسطه همین اسناد است که محققان ما بهترین بهره‌برداری را در حوزه‌های مطالعاتی و پژوهشی دریافت خواهند کرد.

نکته دیگر لزوم توجه به رایزنان فرهنگی جمهوری اسلامی ایران در تمامی کشورها است. سازمان اسناد و کتابخانه ملی طی اقدامی قابل تقدیر بر برقراری ارتباط با رایزنان فرهنگی و سازمان فرهنگ و ارتباطات طی سالیان اخیر متمرکز شده است.

سازمان طی این ارتباطات و تعامل تنگاتنگ تلاش می‌کند برای رایزنان فرهنگی که سفیران فرهنگی کشورمان در دیگر کشورها شناخته می‌شوند در راستای افزایش سهم دانش و اطلاعات آنها دوره‌های آموزشی براساس کشور مقصد برگزار ‌کند تا رایزنان فرهنگی کشورمان اطلاعاتی که برای شناخت آرشیو ملی کشورهای مقصد داشته باشند تا زمانی ‌که به آن کشور اعزام می‌شوند بتوانند مطالبات سازمان اسناد و کتابخانه ملی را بهتر برآورده کنند و تعاملات و اقدامات آنها دستاورد بیشتری برای سازمان و محققان سرزمین‌مان با خود در پی داشته باشد.

همچنین، علاوه ‌بر برگزاری این دوره‌ها برای رایزنان فرهنگی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی تلاش می‌کند تا به واسطه رایزنان کشورمان به تقویت تعاملات بین‌المللی خود با دیگر سازمان‌ها در ابعاد جهانی بپردازد. باید توجه داشت بذری که از سوی رایزنان فرهنگی کشورمان کاشته می‌شود برای عمل آمدن به زمان مناسبی نیاز دارد تا آن بذر رشد کند و تبدیل به درختی پُربار شود. در نهایت امیدوارم کاری که انجام می‌دهیم در آینده‌ای نزدیک نتایج بسیار خوبی را از طریق فعالیت رایزنان فرهنگی و آگاه کشورمان با خود در پی داشته باشد تا در جمع‌آوری اطلاعات مربوط به حافظه تاریخی و تمدنی ایران که در سراسر جهان پراکنده است، دست یاری و گرم‌تری برای افزایش داده‌های اطلاعاتی سازمان اسناد کتابخانه ملی و در اختیار داشته باشیم و بتوانیم آن اطلاعات و اسناد را در اختیار محققان، پژوهشگران و عموم مردم قرار دهیم.

علاوه‌ بر مطالباتی که سازمان برای به دست آوردن اسناد در جای‌جای کشورهای جهان انجام می‌دهد، به دست آوردن آن اسناد در نگاه جهانی نیز آورده‌های متعددی با خود به همراه دارد، چرا که برای هر کدام از اسناد مربوط به ایران که در سراسر جهان وجود دارد باید ارزش و اعتبار بالایی قائل شد. چون تک‌تک آن اسناد بخشی از زندگی جوامع بشری از جمله ایرانیان را در هزاره‌های تاریخی با خود حمل می‌کنند که کشف و دسترسی به آنها می‌تواند دانش اطلاعاتی ما را نسبت ‌به تجربه زیسته پیشینیان‌مان افزایش دهد.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران علاوه ‌بر کارگاه‌های اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی در موارد مورد نیازی که برای رایزنان فرهنگی در حوزه آرشیو برگزار کرده و به این واسطه منابع اطلاعاتی را در اختیار آنها قرار داده است؛ آموزش‌هایی نیز برای سطح منطقه و کشورهای «سواربیکا» از سوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی طرح‌ریزی و اجرا کرده که در راس آنها بحث مرمت و بحث حفاظت پیشگیرانه را به آن کشورها آموزش داده است.

به بیان و زبانی ساده‌تر، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به عنوان نهادی با سابقه و کارنامه درخشان در منطقه و جهان تلاش کرده تا برای برخی از کشورها مانند هند یا دیگر کشورهایی که تازه آرشیو ملی در آنها تأسیس شده، نقش یک «سازمان مادر» را چه در خود کشور، چه در سطح منطقه و کشورهای دیگر ایفا کند. سازمان و همکاران متخصص آن تلاش کرده‌اند تا این حس مادرانه را به دیگر کشورها در حوزه آموزش‌های مرمت؛ حفاظت و نگهداری اسناد انتقال دهند. در حال ‌حاضر 24 دوره آموزشی برای کشورهای «سواربیکا» برگزار شده که مورد تقدیر و تشویق شورای جهانی آرشیو (ایکا) قرار گرفته است.

{$sepehr_media_3434112_400_300}

ایکنا: جناب حدادی؛ در کنار دو مورد «اهمیت نگهداری» و «دسترس‌پذیر کردن اسناد» آرشیوی که به عنوان راس فعالیت‌های سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از سوی خانم روحی مطرح شد؛ آیا زیرمولفه‌ها و اقدامات جانبی دیگری نیز وجود دارد که بتوان با استناد به آنها شاهد تکمیل فرایند کاری و نتیجه‌گیری بهتر فعالیت افرادی که طی دهه‌های متمادی در این سازمان برای تدوین و حفظ حافظه هویتی و تمدنی ایران و ایرانی تلاش کرده‌اند باشیم؟

همانطورکه در ابتدای این گفت‌وگو به آن اشاره کردم، اهمیت اسناد و میراث مکتوب بر کسی پوشیده نیست؛ اما در این ‌میان مؤلفه‌هایی وجود دارد که باید با دقت بیشتری به آنها نگریسته شود.

خانم دکتر روحی در سخنان خود به تعریف «آرشیو» از دو منظر متفاوت در پیوسته به هم در حوزه معنا و عمل پرداختند. یکی بر شیوه نگهداری اسناد تاکید داشت و دوم؛ بر فرایندهایی متمرکز بود که طی آنها اسناد قابلیت دسترسی و نشر با محور اطلاع‌رسانی و آگاهی‌بخشی پیدا می‌کنند. اما نکات دیگری نیز در این میان وجود دارد که نباید از آنها غافل شد.

نخست؛ به اسناد فراوانی ارجاع دارد که در دست عموم مردم قرار دارند. اسنادی که مردم آنها را در منازل خود نگهداری می‌کنند. بسیاری از افراد نسبت ‌به اهمیت این اسناد و ارزش آنها آگاهی ندارند. در صورتی که گاه شاهدیم برخی از این اسناد در درجه‌ای از اهمیت قرار دارند که اگر به ‌خوبی ارزشیابی، تصحیح و معرفی شوند؛ ممکن است که حتی در حد «حافظه جهانی» ثبت شوند. ما در کشور 10 اثر مکتوب داریم که در حافظه جهانی ثبت شده‌اند و آثار بسیار دیگری داریم که می‌توانند به ثبت برسند.

دوم؛ اقدامات و خدمات سازمان اسناد و کتابخانه ملی بر مرمت اسناد، میراث مکتوب و کتاب‌های قدیمی استوار است که آنها در دستان «اشخاص حقیقی» قرار دارد. حتی در مواردی شاهد بوده‌ایم که فردی اسنادی برای ما می‌آورد که از نظر آرایه‌های هنری و حتی خط، در زمره آثار نفیس طبقه‌بندی می‌شود. البته که در نقطه مقابل خوشبختانه شاهدیم که نسبت ‌به اهمیت سند یا اسنادی که در اختیار دارند آگاهی کامل دارند. گاه حتی شاهد ارائه 200 یا 300 برگ سند از سوی برخی از افراد بودیم که آنها به نوعی میراث خانوادگی آن افراد به شمار می‌رفته و کار جمع‌آوری و گردآوری آنها توسط همان خانواده انجام شده و حال آن مجموعه بدل به گنجینه‌ای نفیس و عظیم شده است. گنجینه‌ای که علاوه‌ بر بازتاب هویت خانوادگی آن فرد یا افراد، از ارزش‌های بالای فرهنگی نیز برخوردار است.

از همینجا و به بهانه این گفت‌وگو درخواست و خواهشی را خطاب به عموم مردم کشورم و هم‌وطنانم مطرح می‌کنم و آن اینکه چنین اسنادی تا زمانی که دست مردم - افراد حقیقی - قرار دارد؛ نمی‌تواند ارزش، اعتبار و اثرگذاری بالای خود را بازتاب دهد. آن اسناد در حُکم دارایی‌های بانک بزرگی هستند که نه آن فرد و نه عموم جامعه (افراد عادی تا پژوهشگران) نمی‌توانند از آنها استفاده کنند؛ اما وقتی آن را در اختیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی قرار دهند، اطلاعات آنها استخراج شود و در داده‌های بانک مرکزی سازمان قرار داده شود؛ همان استخراج اطلاعات آن اسناد می‌تواند قابلیت عرضه و انتقال به باقی افراد جامعه را در طیف وسیعی پیدا کند. اینجاست که می‌توانیم بازدهی واقعی را از اسنادی که در دست مردم قرار دارند، شاهد باشیم. از دیگر اقداماتی که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ذیل افعال خدماتی حود انجام می‌دهد کمک به مردم و پژوهشگران در حوزه‌های متعدد و گوناگون است.

نکته سوم آن که، بعد از بیان درخواست و خواهش پیشینم؛ خواهش دیگری است که از دستگاه‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌های کشور دارم. یکی از اقدامات مهمی که در سازمان به شکل فصلی و دوره‌ای انجام می‌دهیم، پایش مخازن است. در این پایش، شرایط نگهداری اسناد ازنظر نور، دما، رطوبت و عواملی که ممکن است برای اسناد آسیب‌زا باشند، بررسی می‌کنیم. سپس گزارش‌ها را تنظیم و تهیه کرده و به مسئولان مخازن ارائه می‌دهیم. نظیر چنین اقدامی را برای دیگر سازمان‌ها، نهادها و ارگان‌ها نیز می‌توانیم انجام دهیم.

تایید این حرفم، سابقه اقدامات و کارنامه مشخصی است که چنین اقداماتی در گذشته توسط همکاران‌مان در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران وجود داشته و به انجام رسیده است. نکته حائز اهمیت آن است که این مسئله می‌تواند به حفظ و نگهداری بهتر اسناد در سازمان‌ها، نهادها و ارگان‌ها کمکی شایان کند. واضح و بدیهی است که وقتی این اسناد خوب نگهداری نشوند، در مراحل بعدی که قرار است آنها به سازمان اسناد کتابخانه ملی منتقل شوند، هزینه‌های چندبرابری را چه برای آن سازمان و نهاد، چه برای سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با خود به‌همراه دارد. به ‌ویژه این هزینه‌ها در حوزه مرمت و نیروی انسانی متعدد و متخصصی است که بناست کار مرمت آن اسناد را انجام دهند. گاه حتی ممکن است کار به ‌جایی برسد که دیگر نتوان برای آن سند یا اسناد مرمتی را انجام داد.

{$sepehr_media_3434113_400_300}

نکته چهارم؛ به بُعد آموزشی و مولفه‌های متعدد آن بازمی‌گردد که پیش از این از زبان خانم دکتر روحی به آن اشاره شد. در این بخش باید به این مسئله اشاره کنم که در بخش آموزش بین‌الملل سازمان اسناد و کتابخانه ملی تاکنون 24 دوره آموزشی را برای رایزنان فرهنگی کشورمان به‌عنوان سفیران و نمایندگان فرهنگی ایران در دیگر کشورهای جهان، همچنین نظیر چنین دوره‌های آموزشی را برای کتابداران، آرشیویست‌ها و موزه‌داران کشورهای دیگر برگزار کرده‌ است. از همین جا اعلام می‌کنم که این ظرفیت، تخصص و تعهد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای برگزاری چنین دوره‌هایی برای دانشجویان، متقاضیان دستگاه‌ها و دانشگاه‌های کشور وجود دارد. برحسب تقاضا می‌توانیم ضمن تاکید بر توانایی برگزاری این دوره‌ها برای بخش‌های نام‌برده شده، شاهد کمک به بهبود فرایند حفظ و نگهداری مطلوب اسناد در سازمان‌ها، نهادها، ارگان‌ها، ادارات و دانشگاه‌های سراسر کشور باشیم.

نکته پنجم؛ اگر افراد حقیقی شرایط نگهداری سند را ندارند؛ می‌توانند اسناد خود را به دو شیوه در اختیار سازمان قرار دهند. نخست اهدا اسناد و دوم مبتنی بر شرایط و ضوابطی است که طی آنها خود سازمان اسناد و کتابخانه ملی آن اسناد را از افراد خریداری می‌کند.

در شیوه اول؛ اگر افراد تمایل به اهدای اسناد خود داشته باشند، آن اسناد به شکل همیشگی با نام و خاطره آنها ثبت، محافظت، مرمت و نگهداری می‌شود. در شیوه دوم؛ اگر افراد قصدی بر فروش اسناد خود داشته باشند، با توجه به کارگروه‌های تخصصی‌ای که در سازمان وجود دارد، ارزیابی‌های ابتدایی و نهایی صورت می‌گیرد و سند مد نظر از متقاضی خریداری می‌شود.

در نهایت تمامی این مولفه‌های پنج‌گانه که به آنها اشاره کردم، به حفظ میراث کشورمان کمک می‌کند. تحقق نهایی و اجرایی‌شدن این مولفه‌ها تام و تمام به نگرش و رویکرد افراد، دستگاه‌ها و سازمان‌ها به داشته‌های فرهنگی و تمدنی کشورمان باز می‌گردد. دلیل آن نیز بر این مسئله مهم استوار است که «قدرت پیشگیرانه بهتر از درمان است.»

همچنین در حوزه مبحث «حفاظت پیشگیرانه» از راه‌های مختلفی که پیش از این به آنها اشاره کردم به اقدام دیگری باز می‌گردد که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در مراحل پایانی انجام و اجرای آن است. سازمان بنا دارد تا دفترچه کوچکی را در حوزه راهنمایی عموم مردم برای شیوه حفظ اسناد تهیه کرده و در اختیار آنها قرار دهد. این دفترچه به‌زودی چاپ می‌شود و در اختیار عموم قرار می‌گیرد. مبانی مطرح شده در این دفترچه به مردم می‌گوید که اگر قصد دارند تا از اسناد و میراث مکتوب خانوادگی خود در منزل نگهداری کنند، به چه شکل و شیوه باید مراتب حفظ و نگهداری اسناد را با توجه به تنوع و گوناگونی آنها انجام دهند.

تمام نکات مندرج این دفترچه براساس تجربیاتی است که همکاران ما از مخاطبان خود در حوزه نگهداری اسناد در منزل کسب کرده‌اند. ما نیز در معاونت مرمت سازمان اسناد و کتابخانه ملی، تمامی آن داده‌ها را به شکلی که کاملاً قابلیت اجرایی و عملیاتی‌سازی در محیط منازل برای نگهداری اسناد در بهترین شکل ممکن را دارند، تدوین کرده‌ایم.

ایکنا: خانم روحی؛ مدتی است که فرایند روزآمد شدن فعالیت ارگان‌ها، دستگاه‌ها و سازمان‌های کشور با فناوری‌های روز با جدیت بیشتری پیگیری می‌شود. در این ارتباط طی دو، سه سال اخیر اخباری مبنی بر دیجیتال‌‌سازی آرشیو سازمان نیز هر از گاهی مخابره شده است. از کم‌وکیف این روند اطلاعی دارید؟ اینکه این کار با توجه به حجم عظیم منابع آرشیوی و اسناد متعدد موجود در سازمان تا چه شرایطی پیش رفته است؟

روند دیجیتال‌سازی اسناد آرشیوی و میراثی نه تنها در ایران که در تمام جهان بر اساس درخواست‌های خود دستگاه‌ها، یا موضوعات تحقیقاتی که پژوهشگران به آنها ارجاع می‌دهند، انجام می‌شود. دلیل این مسئله نیز بسیار منطقی است؛ حجم انبوه اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی آن‌قدر زیاد است که امکان دیجیتال‌سازی تمام آنها اصلا منطقی نیست. آنچنانکه اشاره کردم این اقدام در هیچ جای دنیا نیز برای تمامی منابع اسنادی و میراثی آرشیو شده صورت نمی‌گیرد.

آنچه که برای دیجیتال‌سازی برنامه‌ریزی می‌شود براساس دو تقاضا استوار است. نخست؛ اسنادی که دارای اهمیت ویژه‌ای باشند که علاوه ‌بر نگهداری فیزیکی آنها، به ‌صورت دیجیتالی نیز آنها را در فضاهای مختلف نگهداری کنیم. دوم؛ مطالبه‌ای است که محقق و پژوهشگری برای در اختیار داشتن منابع آرشیوی دارد. چون امکان بیرون بردن آن حجم از اسناد به دلایل متعدد و واضح وجود ندارد، به همین سبب آن اسناد مورد مطالبه محقق و پژوهشگر در قالب شکل دیجیتال‌سازی شده در اختیار آنها قرار داده می‌شود.

{$sepehr_media_3434114_400_300}

ایکنا: خانم روحی، در پایان در قالب جمع‌بندی مباحث مطرح شده در این نشست تعاملی، اگر نکته یا نکاتی باقی مانده بیان بفرمایید.

اگر به معنای لغوی «سند» در لغت‌نامه‌ها مراجعه کنیم، می‌بینیم که از آن به‌عنوان «تکیه‌گاه» نام‌برده شد. اما وقتی وارد مباحث قانونی می‌شویم، در حقیقت هر نوشته‌ای که می‌تواند در مقامِ «دفاع» قابل «ارجاع، اتکا و ارائه» باشد از آن به‌عنوان سند یاد می‌شود.

از نظر مدیریت اسناد، «سند» به هر اطلاعات و داده مکتوبی که آن اطلاعات به اشکال مختلف نوشتاری؛ دیداری؛ شنیداری؛ مغناطیسی و الکترونیکی تهیه و تنظیم شده و سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران آنها را مورد بررسی قرار داده است، اطلاق می‌شود.

به بیان ساده‌تر، هر داده اطلاعاتی (مکتوب؛ دیداری، شنیدار؛ مغناطیسی و الکترونیکی) از لحظه «حیات»، یعنی لحظه‌ای که تولید می‌شود، در چرخه حیات اداری مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد تا زمانی‌که به بایگانی می‌رسد و حتی به نقطه‌ای می‌رسد که دیگر به ‌اصطلاح راکد می‌شود، از دید قوانین سازمان اسناد و کتابخانه ملی، «سند» به شمار می‌رود. اینجاست که از سوی همکاران‌مان کار شناسایی و تعیین تکلیف اسنادی که دارای ارزش‌های دائمی برای نگهداری هستند، صورت می‌گیرد. همه این سیر مسیر براساس ارزش‌های اقتصادی، مالی، تاریخی و فنی اسناد در «تبصره ماده یک قانون تأسیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران» آمده است. کار نهایی تبیین و ارزش‌‌گذاری اسناد ‌از سوی سازمان به دقت مورد بررسی قرار می‌گیرد، در ادامه آن بخش از اسنادی که دارای ارزش‌های دائمی است وارد سازمان می‌شود و اسناد بدون ارزش نیز امحا می‌شوند.

زمانی که اسناد بعد از سپری کردن روند اشاره شده وارد سازمان می‌شوند، کار همکاران‌مان برای توصیف داده‌های آنها آغاز می‌شود تا درنهایت تمامی اسناد وارد آمار اطلاعاتی شوند و پژوهشگری که کار جستجو را انجام می‌دهد، بتواند به‌سادگی به این اسناد دسترسی داشته باشد.

خروجی کار و کارنامه قابل دفاع و مطلوب سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از سال 1349 تا به امروز ماحصل تک‌تک عزیزانی است که در این سازمان آمده و رفته‌اند. آنچه که به‌ عنوان ارمغان در اختیارمان قرار داده‌اند میراث بزرگی از گذشتگان است. امید بتوانیم میراث‌داران خوبی باشیم و این گنجینه عظیم و قابل افتخار را به بهترین شکل به آیندگان بسپاریم.

حرف پایانی من خواهشی است که از دستگاه‌های مختلف دارم و اینکه با تمام توان و حساسیت بازوهای ما برای جمع‌آوری اسناد باشند تا بتوانیم تمامی داشته‌های هویت‌بخش و تمدن‌ساز کشورمان را به بهترین شکل ممکن حفظ کنیم و به آیندگان بسپاریم.

بخش دوم و پایانی

گفت‌وگو از امین خرمی