مدیریت زمان در مؤسسات قرآنی مردم‌نهاد
گروه مؤسسات قرآنی مردم‌نهاد: یدالله مشهور، معاونت امور تشکل‌ها و مجامع اتحادیه تشکل‌های قرآن و عترت کشور در یادداشتی در خصوص مدیریت زمان در مؤسسات قرآنی مردم‌نهاد و آثار بهره‌وری صحیح از وقت و زمان در سازمان‌های مردم‌نهاد پرداخته است.
به گزارش خبرگزاری بین‌المللی قرآن(ایکنا) به نقل از «اتقان»؛ یدالله مشهور، معاونت امور تشکل‌ها و مجامع اتحادیه تشکل‌های قرآن و عترت کشور در یادداشتی در خصوص مدیریت زمان در مؤسسات مردم‌نهاد و آثار بهره‌وری صحیح از وقت و زمان در سازمان‌های مردم‌نهاد پرداخته است.
یکی از با‌ارزش‌ترین سرمایه‌ها و دارایی‌های هر انسان زمان است که خداوند متعال آن را برای همه به‌طور مساوی و برابر قرار داده است؛ اما بعضی‌ها به نحو شایسته و مطلوبی از آن استفاده نکرده و آن را مدیریت نمی‌کنند. در حالی‌که زمان یک عنصر برگشت‌ناپذیر و اتلاف و یا استفاده غیر‌صحیح از آن غیرقابل جبران است. بنابراین باید هر فرد با برنامه‌ریزی و مدیریت خوب به نحو نافع از آن استفاده کند.
معمولاً در بسیاری از اوقات، وقت ما به دو صورت هدر می‌رود، ناخواسته یا خواسته:
اتلاف وقت و هدر رفت ناخواسته: زمانی است که محیط و جامعه و عوامل آن بخشی از وقت ما را می‌بلعد، مثل ماندن در ترافیک، صف‌های متعدد و...
اتلاف وقت و هدر رفت خودخواسته: زمان و مواقع و جایی است که ما برای وقتمان برنامه‌ریزی نمی‌کنیم و هدفی مشخص برای کارهایمان نداریم و با روزمرگی، کارها را انجام می‌دهیم. انسان می‌بایست در هر شرایط چه در حالت خواسته و چه در حالت ناخواسته برای وقت با ارزش خود برنامه‌ریزی نماید. در مؤسسات و مراکز مردم‌نهاد و به‌طورکلی هر سازمانی یک مدیر توانمند برای استفاده مطلوب از زمان در مجموعه خود، باید عوامل اتلاف وقت در مجموعه شناسایی و بر اساس اصول مدیریت زمان به رفع آن‌ها بپردازد.
تمرین 1: به نظر شما عوامل اتلاف وقت در زندگی شما کدم‌اند و چگونه می‌توانید بر آن‌ها غلبه کنید؟ لطفاً آن‌ها را شناسایی، یادداشت و برای کمک کردن و رفع آن‌ها به‌طور مرتب تمرین نمایید.
برای مدیریت وقتی‌که در اختیاردارید باید کارهای زیر را انجام دهید.
1- برای کارهایتان حتماً هدف تعیین نمایند. هدف‌ها را دسته‌بندی و اولویت‌گذاری کرده و به آن‌ها امتیاز بدهید.
هدف‌های عالی خیلی مهم 5 امتیاز، هدف‌های مهم 4 امتیاز، هدف‌های متوسط و معمولی 3 امتیاز، هدف‌های پایین 2 امتیاز و هدف‌های خیلی نازل فقط یک امتیاز.
2- بر اساس اهداف مشخص‌شده برنامه‌ریزی مطلوب و مناسب را طبق اصول برنامه‌ریزی مدیریت زمان در موسسه خود انجام دهید(سعی کنید بری واحدهای زمان یعنی ساعت، روز، ماه و سال) برنامه‌ریزی کنید.
3- حال با توجه به برنامه‌ریزی انجام‌شده، کارهایتان را اولویت‌بندی نمایید، طبق اصل آیزنهاور و به شرح زیر:
الف)کارهای خیلی مهم و فوری؛ آن‌ها را به ترتیب فضلی مرتب کنید. ارزش این دسته از کارها در سازمان معمولاً 65 درصد است و باید بین 40 تا 45 درصد از وقت کاریتان را برای انجام آن‌ها اختصاص دهید. این کارها را باید خودتان(مدیر دستگاه) انجام دهید.
ب)کارهای مهم بدون قید فوریت: میزان ارزش این دسته از کارها در سازمان معمولاً 20 درصد است و باید حدود 20 درصد از وقت برای انجام آن‌ها لحاظ شود، مدیر می‌تواند این کارها را به افراد توانمند و مطمئن تفویض و بر انجام درست و به‌موقع آن‌ها نظارت مستمر داشته باشد.
ج) این گروه از کارها که معمولی و کم‌اهمیت تلقی می‌شوند، اما آنجایی آن‌ها فوریت دارد را نیز می‌تواند به افراد مورد وثوق و توانمند واگذارد و بر انجام آن‌ها نظارت کرد. ارزش این دسته از امور در سازمان حدود 15 درصد است و باید حداکثر 15 درصد از وقت سازمان را به آن‌ها اختصاص داد.
نکته 1: تفویض اختیار نیز یکی از اصول مهم در مدیریت زمان است که به‌موجب آن مدیر دستگاه می‌تواند بخشی از وظایف و اختیارات خود را به سایر مدیران و کارکنان واگذار نماید.
د) دسته چهارم اموری هستند که نه مهم و ضروری هستند و نه فوریت دارند. این کارها را باید فوراً کنار گذاشت. متأسفانه امروزه بسیاری از کارهایی که در ادارات و سازمان‌ها و حتی خانواده‌ها وزندگی شخصی افراد انجام می‌شود از این دسته‌اند. میزان ارزش این امور معمولاً کمتر از 5 درصد است و باید کمترین وقت را برای آن‌ها گذاشت.
تمرین 2: امور و کارهای نوع چهارم را که در زندگی و در محیط کار گرفتار آن‌ها هستید، شناسایی و یادداشت نمایید.
سپس با صبر و حوصله آن‌ها را از خود و محیط کار و زندگی‌تان کنار بگذارید. در این صورت وقت بیشتری برای کارهای مهم خود پیدا خواهید کرد.
4- ساعات سرنوشت‌ساز در مدیریت زمان: در فرآیند انجام کارها باید به نمودار توانمندی و توان فعالیت اجرایی افراد در طول شبانه‌روز هم توجه کرد طبق این نمودار معمولاً بهترین و بانشاط ترین وقت در ساعات اداری برای کارکنان در بازه زمانی 8 تا 11 و 14 تا 16 می‌باشد؛ بنابراین باید کارها و امور دسته الف و ب را در این دو بازه و کارهای نوع ج و د را در بازه‌های دیگر انجام داد تا به نتایج بهتر رسید.
5- قانون اختصاص حداقل زمان برای انجام هر کار (قانون مورفی): انجام هر کار و فعالیتی نیاز به مدت‌زمان مشخص و معین دارد که به آن حداقل زمان لازم برای انجام کار می‌گویند. اگر کمتر از این مقدار وقت برای انجام آن در نظر گرفته شود آن کار به اتمام نخواهد رسید؛ بنابراین باید برای انجام امور با توجه به اهمیت آن‌وقت کافی و لازم در برنامه‌ریزی‌های در نظر گرفته شود.
6- قانون پارکینسون (زیان اختصاص حداکثر زمان برای انجام هر کار): اگر برای هر کاری بیش از مقدار موردنیاز وقت اختصاص داده شود، انجام آن کار آن‌قدر طول می‌کشد تا وقت اختصاص داده‌شده هدر رود و در ساعات و دقایق آخر باقیمانده انجام کار با فشار و التهاب و عجله صورت می‌گیرد درنتیجه کار ناقص انجام می‌شود و کیفیت مطلوب حاصل نمی‌شود.
7- اصل بارتو: با توجه به آنچه در موارد بالا بیان شد چنانچه هر مدیر وقت خود در مجموعه خود را صرف برنامه‌ها و فعالیت‌های اصلی و اساسی نماید به نتایج ارزشمندی در سازمان خود دست می‌یابد این مطلب را اقتصاددان ایتالیایی ولیفر دو پارتو در نحوه استفاده از زمان مطرح کرد که به قانون 20/80 معروف شد.
8- منابع انسانی و تأثیر در مدیریت زمان: منابع انسانی در هر سازمان یکی از سرمایه‌های اصلی و استراتژیک آن مجموعه به‌حساب می‌آید. انتخاب افراد توانمند، مجرب و دارای تحصیلات مرتبط نه‌تنها در تحول و توسعه و تحقق اهداف سازمانی مؤسسات مؤثر است بلکه در مدیریت زمان و استفاده مطلوب و مناسب از وقت هم اثربخش می‌باشد.
توجه به اصل شناخت آستانه توانمندی و ظرفیت اجرایی و مدیریتی افراد نیز که به اصل پیتر معروف است در انتخاب افراد و مدیریت بهینه وقت مؤثر است.
9- ارتباط مؤثر و نقش آن در مدیریت زمان: مطالعات و پژوهش‌ها نشان داده است که از هر دقیقه هفت دقیقه آن صرف برقراری ارتباط می‌شود یعنی 70 درصد وقت ما در موسسه یا سازمان برای برقراری ارتباط شنیداری، گفتاری، چهره به چهره و مجازی برون‌سازمانی و درون‌سازمانی چه به‌طور رسمی یا غیررسمی به‌منظور انجام امور مختلف سازمان و تحقق اهداف آن هزینه می‌شود. ازآنجایی‌که بر اساس تحقیقات انجام‌شده از این 70 درصد کارها و وقت صرف شده میزان بازدهی مؤثر حدود 30 درصد می‌باشد، باید ارتباط‌ها در سازمان برنامه‌ریزی‌شده، هدفمند، دسته‌بندی‌شده، مرتبط و روشن صورت گرفته و سازنده و نتیجه‌بخش باشد و از برقراری ارتباط و تعامل پراکنده و بدون هدف پرهیز شود.
10- خودکنترلی راز احیاء مدیریت زمان است: افراد با توجه به وظایف و مسئولیت‌هایی که بر عهده‌دارند چالش‌ها و محدودیت‌ها و فراز و نشیب‌های زیادی در فرآیند کار و مدیریت خوددارند. در این شرایط مدیران باید برای ایجاد نظم و سامان‌دهی در امور و بهره‌گیری بهینه از وقت دائماً خود و زمانی که در اختیاردارند را کنترل و نتیجه کار را ارزیابی نمایند. کنترل احساسات، عواطف و هیجان‌ها و افکار مزاجم در طول روز و در حین کار از دیگر مؤلفه‌های خودکنترلی به‌حساب می‌آید.
