نرم افزار‌های سازمانی مدیریت فرآیند

مدیریت کسب و کار و نرم افزار سازمانی بر اساس روال 50 سال گذشته یا بهبود و استفاده از اتوماسیون فرآیند ها ؟

در این مقاله مشکلاتی که صاحبین کسب و کار در حوزه سیستم ها و نرم افزار های مدیریت فرآیند کسب و کار خود دارند را به همراه راه حل های پیشنهادی برای شما بیان می کنیم. لازم است تا همه خوانندگان ابتدا به سطح معینی از اطلاعات در این حوزه برسند و سپس در مباحث تخصصی، مواردی را بررسی نماییم. اگر صاحب کسب و کار هستید یا از مدیران با نفوذ و تاثیر گذار در تصمیم گیری های کلان سازمان خود هستید، پیشنهاد می کنیم این مقاله را مطالعه نمایید.

در ابتدا اتوماسیون اداری و سیستم ها و نرم افزار های مدیریت فرآیند های کسب وکار رابه شما معرفی می نماییم.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری سیستم اطلاعاتی بر پایه ی کامپیوتر و دربستر فضای ابری می باشد که وظیفه انتقال الکترونیکی داده ها و اطلاعات و مستندات را در سازمان در واحد های مختلف بر عهده دارد. از طریق استفاده از اتوماسیون اداری، دیگر نیازی به جابجایی و انتقال داده ها از طریق ثبت داده ها در فرم های کاغذی و جابجایی آن ها به صورت فیزیکی توسط افراد در سازمان نخواهد بود. مستندات وفرم ها از طریق قوانین تعریف شده در نرم افزار جابجا می شوند.ولی مشکل اساسی اینجاست که امکان گزارش گیری از داده ها و اطلاعات جابجا شده مقدور نمی باشد. یعنید پس از گذشت مدتی از اجرای فرآیند های سازمان، امکان گزارش گیری و به دست آوردن داده از فرآیند های انجام شده را نخواهید داشت.

سیستم های مدیریت فرآیند های کسب و کار یا BPMS چیستند ؟

در کل عبارت BPMS مخفف شده عبارت Business Process Management Software یا System می باشد که به معنی سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است. BPMS ها یکی ازابزارهای مکانیزه و اتوماسیون کردن فرآیندهای سازمانی می باشند که در دهه 1990 میلادی ظهور کردند. سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار که به نرم افزار های مدیریت فرآیند های کسب وکار هم معروف هستند، در حال تبدیل شدن به یکی از ابزار های ضروری و مورد نیاز سازمان ها هستند.

در صورت استفاده از BPMS ها چه تغییراتی روی خواهد داد؟

در صورتی که یکی از انواع BPMSها را انتخاب کنید و در کسب و کار خود راه اندازی کنید، فرآیند هایی که اتوماسیون شده اند، نیازی به ثبت اطلاعات و داده ها در فرم های کاغذی را ندارند. بر فرض مثال در فرآیند انبار، نیازی به امضای مدیر انبار جهت خروج اقلام انبار نمی‎باشد.چراکه درخواست متقاضی در سیستم ثبت شده و در کارتابل مدیر انبار نمایش داده می شود. دسترسی به کارتابل می تواند از طریق لپ تاپ یا گوشی تلفن همراه باشد.

مدیر انبار نیز می تواند در هر نقطه ای که باشد، به صورت 24 ساعته، در مورد درخواست های دریافت شده اتصمیم گیری نماید. تصمیم اخذ شده نیز قابلیت ارجاع به متقاضی در زمان صدور تصمیم را دارد.به همین راحتی می توانید بدون محدودیت مکانی و زمانی و تنها با تهیه و راه اندازی نرم افزار، اتوماسیون تمامی فرآیندهای مورد نیازتان را شاهد باشید.

چه مشکلاتی می تواند منجر به اتوماسیون شود؟

با توجه به مشاهدات ما، مواردی همچون ذخیره داده ها به صورت جزیره ای در قسمت های مختلف سازمان، عدم جریان اطلاعات به صورت مناسب در فرآیندهای مختلف، نظارت و کنترل سخت پرسنل سازمان، الزام حضور افراد تصمیم‌گیر و ارشد در سازمان جهت تصمیم گیری، عدم تصمیم گیری مبتنی بر داده های واقعی و ... از جمله پر تکرار ترین موانع و مشکلات پیش روی سازمان ها شناسایی گردیدند.

راه کار های مقابله با این مشکلات چیست؟

گام به گام تک تک راه کار های مورد نیاز را با یکدیگر بررسی می نماییم.اولین راه کاری که به ذهن می رسد، استفاده از اتوماسیون اداری می‌باشد. توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری با اتوماسیون فرآیند کاملا متفاوت است. منظور از اتوماسیون اداری، نرم افزارهای گردش نامه در سازمان می باشد که این امر با استفاده از نرم افزار رایگان OUTLOOK هم قابل اجراست. سازمان های زیادی دیده شده اند که برای حل این سری مشکلات از اتوماسیون اداری استفاده می کنند. اتوماسیون های اداری قابلیت اخذ گزارش را نداشته و انعطاف مورد نیاز و قواعد تصمیم گیری در مورد داده های حاصله از جریان کار، در آن ها قابل تعریف نمی باشد. مهم تر از همه،امکان گزارش گیری از فرآیند، به دست آوردن داده و استفاده از رویکرد رباتیک در آن ها امکان پذیر نمی باشد! استفاده از اتوماسیون اداری پیشنهاد نمی گردد.

گزینه دوم استفاده از نرم افزار های برنامه ریزی منابع سازمانی با ERP ها هستند.ERP ها نرم افزارهای یکپارچه سازمانی هستند که هزینه گزافی داشته و زمان اجرا و پیاده سازی آن ها نیازمند نیروی انسانی زیاد باعلم مدیریت فرآیند و همچنین دانش تخصصی نرم افزار ERP مربوطه می باشد. فرصت ایجاد شده این نرم افزار در قبال هزینه های آن شاید مقرون به صرفه نباشد!

و گزینه سوم استفاده از نرم افزار های سیستم مدیریت فرآیند یا نرم افزار های BPMS می باشد. نرم افزار های BPMS در قبال ERP ها کم هزینه تر و منعطف تر بوده و زمان کمتری جهت دستیابی به نتیجه نهایی را نیاز دارند. علاوه بر این افزایش میزان استفاده از BPMS ها دردنیا، می تواند دلیل قانع کننده ای برای تمایل استفاده دیگر سازمان ها از BPMS ها باشد. همچنین میزان تمایل به استفاده از BPMS ها نسبت به ERP ها در دنیا روز به روز در حال افزایش می باشد.

پیش نیاز های استفاده و راه اندازی BPMS ها چیست؟

یکی از ورودی های مورد نیاز BPMS ها، مدل فرآیندی بهینه سازمان می باشد. در ابتدا باید اطلاعاتی از مدل اجرای فرآیند، نحوه گردش اطلاعات و قوانین کسب و کار به نرم افزار داده شود تا نرم افزار بتواند براساس آن در سازمان اجرا شود. سپس جهت اجرا و ثبت داده های ایجاد شده، نیازمند یک فضای ابری می باشد. پس یکی دیگر از نیازمندی های اولیه، SERVER یا پایگاه ذخیره سازی داده های سازمان می‌باشد. با وجود این دو دسته نیازمندی اولیه،می توانید نرم افزار BPMS مورد نیاز خود را تهیه و در سازمان اجرا کنید.

در حال حاضر نرم افزارهایی که امتحان خود را پس داده اند و در سطح دنیا و ایران در حال استفاده می باشند، در بازار وجود دارند. از جمله آن ها می توان به نرم افزار BIZAGI،CAMUNDA،ACTIVITY،PROCESS MAKER و ... اشاره نمود. در بین این نرم افزار ها خوب و بد وجود ندارد و شما باید بر اساسنیازمندی خود یا با استفاده از مشاوره مدیریت فرآیند های کسب و کار یا مشاوره BPMS یکی از این نرم افزار ها را انتخاب نمایید.

کلام پایانی :

سازمان ها در سطح ملی و بین المللی در حال روی آوردن به نرم افزار ها می باشند، اما نرم افزار های اتوماسیون فرآیند نه نرم افزار های اتوماسیون اداری. شما هم دیر یا زود به این سمت خواهید رفت، چه امروز چه چند ماه آینده. پیشنهاد می کنیم از نرم افزار های اتوماسیون اداری استفاده نکنید و در صورت نیاز از OUTLOOK یا نرم افزار هایی با همین کارایی بهره ببرید.

شاید پاسخ نیاز های سازمان ها برای اتوماسیون کردن فرآیند ها، BPMS ها به انضمام استفاده از ERP ها باشند. ولیکن راه حل سازمان ها با یکدیگر متفاوت است. شاید BPMS ها تمامی نیازهای یک سازمان را برطرف کنند و شاید نیازمند یک ERP برای تکمیل نیاز های خود باشند