کانونهای فرهنگی تبلیغی برای حفظ مجوز باید فعالیت خود را مستند کنند
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی البرز با تأکید بر ضرورت ثبت و مستندسازی فعالیت کانونها، گفت: استمرار اعتبار مجوز این کانونها به رعایت ضوابط، تداوم فعالیت و ارائه گزارش عملکرد وابسته است و لازم است سازوکار نظارت و ارزیابی آنها نیز شفافتر شود.
شهرزاد علامه، رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البر در گفتوگو با ایکنا از البرز با اشاره به سازوکار جدید تمدید مجوز کانونهای فرهنگی تبلیغی اظهار کرد: استمرار اعتبار یک کانون، نیازمند رعایت مجموعهای از شرایط و ضوابط است و کانونها باید بدانند که داشتن مجوز، در کنار ایجاد فرصت برای فعالیت فرهنگی و تبلیغی، مسئولیتهایی را نیز برای مدیران و مسئولان آنها ایجاد میکند.
وی افزود: لازم است حدود اختیارات، وظایف و مسئولیتهای کانونها از همان ابتدای صدور مجوز به شکل شفاف برای آنها تبیین شود تا مسئولان کانونها دقیقا بدانند در چه چارچوبی میتوانند فعالیت کنند و چه مواردی خارج از مأموریت و ضوابط تعیینشده محسوب میشود. در چنین شرایطی، هم امکان برنامهریزی برای کانونها بیشتر خواهد شد و هم در زمان ارزیابی عملکرد، معیار مشخصی برای بررسی فعالیتها وجود خواهد داشت.
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البرز ادامه داد: نمیتوان از یک سو از کانونها انتظار فعالیت مستمر، منظم و قابل ارزیابی داشت و از سوی دیگر معیارهای ارزیابی و حدود مسئولیت آنها برایشان روشن نباشد. بنابراین، شفافیت در ضوابط باید همزمان با اجرای سازوکارهای نظارتی مورد توجه قرار گیرد تا کانونها بدانند بر اساس چه معیارهایی ارزیابی میشوند و برای ادامه فعالیت چه الزامات و مسئولیتهایی دارند.
علامه با بیان اینکه دریافت مجوز به معنای برخورداری از اختیار نامحدود برای انجام هر فعالیتی نیست، تصریح کرد: کانونها باید فعالیتهای خود را در محدوده مجوزی که دریافت کردهاند و بر اساس مأموریت تعریفشده دنبال کنند. اگر فعالیتی خارج از این چارچوب انجام شود، موضوع باید در فرآیند نظارت و بررسی تخلفات مورد رسیدگی قرار گیرد و نمیتوان همه فعالیتها را به دلیل برخورداری مجموعه از مجوز، در یک سطح ارزیابی کرد.
این مسئول توضیح داد: اصل موضوع این است که کانونها از ابتدا بدانند چه فعالیتی برای آنها مجاز و تعریفشده است و در مقابل، چه اقداماتی نیازمند بررسی بیشتر یا خارج از چارچوب فعالیت آنهاست. این شفافیت میتواند از شکلگیری بسیاری از ابهامات جلوگیری کند و حتی موجب شود مسئولان کانونها پیش از اجرای یک برنامه، نسبت به انطباق آن با ضوابط اطمینان حاصل کنند.
به گفته علامه، نظارت مؤثر زمانی شکل میگیرد که هم کانون از وظایف خود اطلاع داشته باشد و هم دستگاه متولی، سازوکار مشخصی برای بررسی عملکرد در اختیار داشته باشد؛ در غیر این صورت ممکن است فرآیند ارزیابی به گزارشهای پراکنده و غیرهمسان محدود شود و نتوان تصویری دقیق از عملکرد واقعی کانونها به دست آورد.
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البرز یکی از ضرورتهای موجود را تعیین فرد یا مسئول مشخص برای امر نظارت و بازرسی دانست و گفت: پیشنهاد میشود مسئول مشخصی برای نظارت بر فعالیت کانونها تعیین شود تا فرآیند بازرسی دارای متولی مشخص و پاسخگو باشد.
علامه ادامه داد: وجود یک مسئول مشخص در حوزه نظارت، به معنای افزایش برخورد یا سختگیری نیست، بلکه میتواند به ایجاد نظم در فرآیند ارزیابی کمک کند. زمانی که کانونها بدانند مرجع نظارت چه فرد یا مجموعهای است و گزارشهای عملکرد آنها از چه مسیری بررسی میشود، هم مسئولیتپذیری افزایش پیدا میکند و هم امکان پیگیری مسائل و ابهامات سریعتر خواهد شد.
وی با اشاره به اهمیت بازرسی میدانی افزود: پیش از صدور مجوز برای یک کانون جدید، لازم است شرایط فعالیت، محل استقرار و امکانات مورد نیاز آن بررسی شود و به تکمیل مراحل اداری اکتفا نشود. بازدید حضوری میتواند تصویری واقعیتر از شرایط کانون در اختیار مسئولان قرار دهد و مشخص کند مجموعهای که درخواست فعالیت دارد، از حداقل شرایط لازم برای آغاز فعالیت برخوردار است یا خیر.
علامه خاطرنشان کرد: این نوع نظارت نباید تنها به زمان تأسیس کانون محدود بماند. همانطور که شرایط یک مجموعه در زمان دریافت مجوز بررسی میشود، هنگام تمدید نیز باید مشخص شود کانون در مدت فعالیت خود چه عملکردی داشته، چه برنامههایی اجرا کرده و آیا فعالیتهای آن در چارچوب مأموریت و ضوابط تعیینشده بوده است یا خیر.
بررسی تخلف باید مستند و مبتنی بر واقعیت باشد
وی با تأکید بر ضرورت پرهیز از تصمیمگیری بر اساس گزارشهای غیرمستند گفت: اگر گزارشی درباره برگزاری برنامهای خارج از چارچوب ضوابط یا حضور افرادی با شرایط نامتعارف در برنامههای یک کانون مطرح شود، ابتدا باید صحت و سقم موضوع مشخص شود و این کار بدون یک نظام نظارتی منظم و امکان بازدید و بررسی میدانی دشوار خواهد بود.
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البرز ادامه داد: در چنین مواردی، وجود گزارش مستند اهمیت زیادی دارد؛ چراکه هم کانون باید فرصت داشته باشد درباره عملکرد خود توضیح دهد و هم مرجع نظارتی باید بر اساس اطلاعات دقیق و قابل بررسی تصمیمگیری کند. بنابراین، تقویت نظارت باید به ایجاد یک فرآیند روشن برای دریافت گزارش، بررسی موضوع، بازدید، مستندسازی و در نهایت تصمیمگیری منجر شود.
علامه در بخش دیگری از سخنان خود با اشاره به سازوکار جدید تمدید مجوز کانونها اظهار کرد: این سازوکار میتواند در صورت اطلاعرسانی صحیح، به عاملی برای افزایش انگیزه مسئولان کانونها در استمرار فعالیت، ثبت برنامهها و ارائه گزارش عملکرد تبدیل شود.
این مسئول توضیح داد: چنانچه یک کانون پس از گذشت یک سال فعالیت خود را در سامانه مربوط ثبت و گزارش نکند و مجوز آن مورد تأیید قرار نگیرد، کد فعالیت آن کانون باطل میشود و در صورت مراجعه مجدد، فرد باید فرآیند ثبتنام و دریافت مجوز را دوباره طی کند.
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البرز افزود: این موضوع را میتوان از یک منظر، یک ابزار انگیزشی برای فعال نگه داشتن کانونها دانست؛ زیرا مسئولان کانونها برای حفظ مجوز و کد فعالیت خود ناچار خواهند بود فعالیتهای مجموعه را دنبال کرده، برنامهها را ثبت و مستندات مربوط به عملکرد خود را ارائه کنند.
علامه تأکید کرد: البته اثربخشی این سازوکار به میزان اطلاعرسانی درباره آن وابسته است. اگر مسئولان کانونها از جزئیات مقررات و پیامدهای ثبت نکردن فعالیتها اطلاع نداشته باشند، ممکن است پس از پایان مهلت مقرر با مسئلهای مواجه شوند که پیش از آن از الزامات آن آگاهی کافی نداشتهاند.
وی گفت: لازم است این موضوع به شکل شفاف و گسترده برای کانونها توضیح داده شود تا همه مسئولان بدانند استمرار اعتبار مجوز به دریافت اولیه آن مربوط نیست، بلکه ادامه فعالیت و ثبت عملکرد نیز بخشی از فرآیند فعالیت رسمی کانون محسوب میشود.
ثبت فعالیتها؛ حلقه مفقوده ارزیابی عملکرد کانونها
علامه با اشاره به اهمیت ثبت و مستندسازی فعالیتهای کانونها بیان کرد: اگر قرار است عملکرد یک کانون مورد ارزیابی قرار گیرد، باید اطلاعات مربوط به فعالیتهای آن در دسترس باشد و گزارشها به شکل منظم در سامانههای مربوط ثبت شود.
این مسئول افزود: ارزیابی عملکرد زمانی میتواند دقیق و عادلانه باشد که بر اساس فعالیت واقعی و مستند صورت گیرد. پیامها، اعلامهای غیررسمی یا گزارشهایی که فاقد مستندات کافی هستند، نمیتوانند به تنهایی مبنای ارزیابی قرار گیرند.
به گفته وی، مستندسازی علاوه بر اینکه به فرآیند نظارت کمک میکند، برای خود کانون نیز یک سابقه عملکرد ایجاد خواهد کرد و مسئولان کانون میتوانند در طول زمان روند فعالیت مجموعه خود را بررسی و نقاط قوت و ضعف آن را شناسایی کنند.
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البرز همچنین بر ضرورت مشخص بودن شاخصهای ارزیابی تأکید کرد و گفت: صرف اینکه شاخصهایی برای سنجش عملکرد کانونها اعلام شود، کافی نیست. باید برای رسیدن به هر شاخص، مسیر مشخصی طراحی شود و کانون بداند از نقطه شروع تا رسیدن به سطح مطلوب چه مراحلی را باید پشت سر بگذارد.
علامه ادامه داد: اگر قرار است یک کانون به عنوان «کانون شاخص» معرفی شود، باید معیارهای این عنوان برای همه کانونها روشن باشد. نمیتوان صرفاً عنوان کانون شاخص را مطرح کرد، اما مشخص نکرد که یک مجموعه برای رسیدن به این جایگاه باید چه ویژگیهایی داشته باشد.
وی افزود: لازم است شاخصهایی مانند استمرار فعالیت، کیفیت برنامهها، میزان مشارکت، ثبت و مستندسازی اقدامات و رعایت ضوابط در ارزیابی مورد توجه قرار گیرد و در کنار آن، مسیر رشد نیز برای کانونها تعریف شود تا مجموعهها بدانند چگونه میتوانند عملکرد خود را ارتقا دهند.
رئیس مجمع کانونهای فرهنگی تبلیغی استان البرز در ادامه تأکید کرد: تقویت نظارت نباید با هدف شناسایی تخلف تعریف شود، بلکه باید به گونهای باشد که کانونهای فعال نیز بتوانند از این فرآیند برای اصلاح و ارتقای عملکرد خود استفاده کنند.
وی گفت: زمانی که معیارها روشن، مسئول نظارت مشخص و فرآیند ارزیابی مستند باشد، کانونها نیز تکلیف خود را بهتر میدانند و میتوانند برنامهریزی دقیقتری برای فعالیتهایشان داشته باشند. وجود یک نظام نظارتی منظم همچنین این امکان را فراهم میکند که میان کانونهایی که به شکل مستمر و واقعی فعالیت میکنند و مجموعههایی که صرفاً مجوز دارند اما فعالیت قابل توجهی انجام نمیدهند، تفاوت قائل شد.
این مسئول تصریح کرد: هدف نهایی باید ساماندهی فعالیت کانونها، افزایش کیفیت برنامهها، تقویت مسئولیتپذیری و ایجاد انگیزه برای استمرار فعالیت باشد. اگر ضوابط به شکل شفاف ابلاغ شود و کانونها نیز از مسیر ارزیابی و تمدید مجوز اطلاع داشته باشند، بسیاری از ابهامات موجود برطرف خواهد شد.
علامه در پایان بر ضرورت اطلاعرسانی جدی درباره ضوابط تمدید مجوز، اهمیت ثبت فعالیتها و شاخصهای ارزیابی تأکید کرد و گفت: کانونها باید بدانند فعالیت مستمر و مستند، رعایت ضوابط و ارائه گزارش عملکرد، بخش مهمی از مسیر ادامه فعالیت آنهاست و هر اندازه این فرآیند شفافتر شود، امکان ارزیابی دقیقتر و حمایت مؤثرتر از کانونهای فعال نیز افزایش پیدا خواهد کرد.
انتهای پیام
