چرا پل ارتباطی بین مردم و ادارات شکسته است؟

۱۷ می هر سال برابر با ۲۷ اردیبهشت ماه روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی است. هدف اصلی این روز جهانی، تاکید بر اهمیت ارتباط و چگونگی انتقال اطلاعات در سراسر جهان است. همچنین هدف آن افزایش آگاهی و چگونگی انتقال اطلاعات مهم در زندگی ماست که ارتقا تکنولوژی‌ها را در هر زمینه‌ای تحریک می‌کند.

از سال ۱۹۶۹، هر ساله در تاریخ هفده ماه می روز جهانی ارتباطات جشن گرفته می‌شود؛ این روز مصادف با تأسیس واحد تلگراف بین‌المللی است که در سال ۱۸۶۵ تأسیس شد تا بتواند روش‌های ارتباط اورژانسی را حمایت کند و اکنون در انواع ارتباطات مشاهده می‌شود. هدف دیگر روز جهانی ارتباطات این است که به افراد کمک کند تا آگاهی بیشتری در مورد امکانات ایجاد شده توسط تکنولوژی داشته باشند و تمرکز آن بیشتر روی اینترنت و اطلاعات تکنولوژی‌های ارتباطی دیگر است. ما از این روز به عنوان راهی برای بهبود اقتصاد و جوامع نیز استفاده می‌کنیم و به دنبال راه‌هایی هستیم که ارتباطات دیجیتالی خود را گسترده کنیم.

در تقویم ایرانی نیز ۲۷ اردیبهشت هم زمان با روز جهانی این رویداد، به عنوان روز روابط ‌عمومی و ارتباطات تعیین شد.

بی شک این روز تداعی‌گر اهمیت و نقش روز افزون صنعت روابط عمومی در دنیای ارتباطات است که امروزه به قلب تپنده مجموعه‌های مختلف تبدیل شده است.

اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر ارتباطات و در دورانی که اطلاع‌رسانی در همه عرصه‌ها پیشتاز است، دوچندان شده؛ به گونه‌ای که موفقیت سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها و دوامشان در عرصه‌ها و فعالیت‌های تخصصی به عملکرد روابط عمومی‌های آن‌ها وابسته است.

چالش های فعالان روابط عمومی

این‌ها در حالی است که فعالان حوزه روابط عمومی در ادارات، دستگاه‌ها و سایر مجموعه‌های دولتی، نیمه دولتی و خصوصی با چالش‌های عمده‌ای روبه رو هستند؛ نداشتن زمان مشخص برای انجام امور، نادیده گرفتن تخصص، بی توجهی به بایدها و نبایدهای این حوزه، انتظارات خارج از چارچوب‌های سازمانی، دستورات تحکمیِ خارج از عرف مدیران و نداشتن امنیت شغلی، تنها بخشی از ویژگی‌ها و چالش‌هایی است که فعالان حوزه روابط عمومی در بخش‌های مختلف با آن روبه رو می‌شوند. در واقع روابط عمومی‌ها که پل ارتباطی بین مردم و ادارت به حساب می آیند اکنون یا پلی ترک برداشته یا شکسته می‌گذارند تا آن را ترمیم کنند که علت آن، «بی توجهی مدیران» است.

البته اندک مجموعه‌هایی نیز در استان خراسان شمالی وجود دارد که به خاطر توجه و آگاهی مدیریت، چالش‌های حوزه روابط عمومی کمتر به چشم می‌آید و ضمن به کارگیری نیروهای متخصص و کاربلد، به نظرات دقیق آن‌ها توجه می‌شود؛ اما آن‌ها نیز بدون مشکل نیستند.

روز ارتباطات و روابط عمومی فرصتی است مغتنم تا چالش های این حوزه را از زبان تعدادی از فعالان آن که پل ارتباطی مردم با مجموعه خود محسوب می شوند، بشنویم و بیش از گذشته به آن ها توجه کنیم.

عدم اجرای دستور وزیر علوم برای روابط عمومی‌ها از سوی هیئت امنای دانشگاه

محمود مشکات، مدیر روابط عمومی دانشگاه بجنورد اظهار می کند: 3 سال پیش وزیر علوم طی نامه‌ای دستور داد که روابط عمومی‌ها به صورت اداره‌ای مستقل فعال شوند اما تاکنون این اقدام در اکثر دانشگاه‌های کشور انجام نشده است.

وی با بیان اینکه این موضوع برای هیئت امنای دانشگاه‌ها جزو اولویت نبوده است، افزود: در حال حاضر روابط عمومی دانشگاه مسئولیت رئیس دفتر ریاست و امور بین الملل را به عهده دارد که به علت حجم بالای حوزه رئیس دفتر ریاست، امکان توجه به حوزه روابط عمومی وجود ندارد.

مشکات با تأکید براینکه عدم استقلال روابط عمومی به عنوان اداره‌ای مجزا، موجب کمبود نیروی انسانی در این حوزه نیز شده است، ادامه داد: بودجه مستقل برای این حوزه نیز وجود ندارد و با وجود همراهی مدیران در این حوزه باز هم مشکلات بسیاری در این خصوص برای روابط عمومی ها وجود دارد.

مدیر روابط عمومی دانشگاه بجنورد در خصوص دغدغه‌های کلی روابط عمومی‌ها، اضافه کرد: عدم تعریف جایگاه واقعی روابط عمومی‌ها، تغییر مدیران روابط عمومی براساس سلایق مدیران، محدودیت‌های موجود برای این حوزه و... از دغدغه‌های بسیاری از نیروهای این حوزه در کل کشور به حساب می آید.

تیر و کمان روابط عمومی‌ها توان مقابله با ابزار جدید رسانه‌ها را ندارد

مهران قوامی، مدیر روابط عمومی شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی نیز با تأکید براینکه ساختار سازمانی در بخش روابط عمومی‌ها براساس ساختار قدیمی تعریف شده است، اظهار می‌کند: اطلاع رسانی و آگاهی بخشی به مردم از طریق نصب بنر و... نتیجه مطلوب را حاصل نمی‌کند و روش اطلاع رسانی به مردم نیز باید براساس روش‌های روز دنیا تغییر کند.

وی در ادامه می‌گوید: سیاست گذاران در تمام مسائل، براساس نیازهای روز دنیا تغییرات را ایجاد می‌کنند اما در حوزه روابط عمومی‌ها این اتفاق نمی افتد و در حال حاضر روابط عمومی‌ها با ابزار تیر و کمان مقابل ابزار به روز رسانه‌های دنیا ایستاده‌اند.

قوامی با تأکید براینکه اغناءسازی، تولید محتوا و... با روش‌های قدیمی قابل قبول نیست، بیان می‌کند: نگاه‌های مدیران در کل کشور باید تغییر کند و نیاز است که اهمیت جایگاه روابط عمومی به خوبی درک شود.

مدیر روابط عمومی شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی اعتماد سازی، سخنگویی، برجسته سازی فعالیت‌ها، بسترسازی، فرهنگ سازی و مدیریت افکار عمومی را از مهم‌ترین وظایف روابط عمومی‌‌ها در جامعه کنونی دانسته و می گوید: آموزش‌ها باید برای روابط عمومی‌ها در کنار مدیران دستگاه‌های وجود داشته باشد تا خروجی مورد قبول حاصل شود.

شورای هماهنگی روابط عمومی از سوی مدیران استانی مورد توجه قرار گیرد

محسن آگاهی، مدیر روابط عمومی بنیاد مسکن خراسان شمالی در رابطه با اهمیت جایگاه روابط عمومی می‌گوید: جلوگیری از تنزل بیش از پیش جایگاه و کارکرد روابط‌ عمومی‌های دستگاه‌های اجرایی، مطالبه‌ای منطقی و مثبت است.

وی ادامه می‌دهد: در چند سال اخیر روابط‌ عمومی جایگاه و کارکرد حرفه‌ای خود را از دست داده و به پایین ترین سطح ممکن سقوط کرده است.

مدیر روابط عمومی بنیاد مسکن خراسان شمالی بیان می‌کند: در شرایط مختلف و حساس کشور، اگر به جایگاه ارتباطات صحیح و روابط عمومی حرفه‌ای توجه نشود مشکل از دیدگاه‌ها است و ماهیت وظایف، ماموریت‌ها و مسئولیت‌های روابط‌ عمومی‌ها ایجاب می‌کند که این واحدها به طور مستقل و زیر نظر بالاترین مقام سازمان فعالیت نمایند تا بتوانند به نحو مطلوب فعالیت‌های خود را نشان دهند.

آگاهی می‌افزاید: در شرایط حاضر که مسئولین عالی‌رتبه کشوری همواره بر توسعه و لزوم تقویت ارتباط و تعامل دولت با مردم تاکید دارند، انجام چنین اقدامات و تصمیماتی که سبب تضعیف عملکرد و کارایی روابط‌ عمومی‌ها می‌شود موجب تعجب است و قابل قبول نیست، در مقابل باید اقدام غیر حرفه‌ای و کارشناسی نشده ادغام روابط عمومی با دفاتر مدیران در برخی وزارت خانه‌های تاثیرگذار اصلاح شود، چون تاثیرات منفی آن کاملا ملموس است.

وی می‌گوید: شورای هماهنگی روابط عمومی استان‌ها که از اساسنامه و شرح وظایف برخوردار است می بایست از سوی مسئولان ارشد استان‌ها مورد توجه قرار گیرد.

آگاهی در پایان می افزاید: روابط عمومی صاحب سبک، ایده و فکر، امروز درگیر نادیده انگاری و دغدغه‌هایی از این دست است؛ روابط عمومی فکر می‌کند، نگران است و به دنبال چاره برای بحران‌ها می گردد اما به بازی گرفته نمی‌شود و این خلاف تمام حرف‌ها و شعارها است.

نقش موثر روابط عمومی‌ها در رساندن اهداف سازمان‌ها به مردم

الهام شجاعی، مدیر روابط عمومی فرهنگ و ارشاد اسلامی خراسان شمالی، با اشاره به اینکه روابط عمومی‌ها در رساندن اهداف سازمان به مردم نقش مؤثری دارند، اظهار می‌کند: روابط عمومی فعال و کارآمد هر سازمانی با شناخت کامل از سازمان و سنجش افکار عمومی از جامعه هدف، می‌تواند تأثیر گذاری چشمگیری در حوزه خود داشته باشد.

وی با تأکید براهمیت درک جایگاه روابط عمومی ها از سوی مدیران استانی و کشوری، بیان می‌کند: اگر در روابط عمومی ها چارت سازمانی درست چیده شود و از نیروی های متخصص استفاده شود، بدون شک روابط عمومی ها می توانند در رساندن اهداف سازمان و معرفی سازمان به خوبی عمل کنند.

مدیر روابط عمومی فرهنگ و ارشاد اسلامی خراسان شمالی می گوید: تلاش‌های صادقانه و شبانه روزی فعالان عرصه ارتباطات و روابط عمومی که با صداقت و امانت داری در جهت جلب اعتماد عمومی و آگاهی رسانی و امید بخشی به جامعه در تلاش و تکاپو هستند، باید مورد توجه قرار گیرد.

توهم دانایی مدیران و کژکارکردی روابط عمومی ها

دانشجوی دکترای علوم ارتباطات و عضو پیشین هیئت رئیسه شورای هماهنگی روابط عمومی های استان نیز در گفت‌وگو با ایکنا از خراسان شمالی در خصوص چالش های حوزه روابط عمومی می گوید: اصولا در مملکت ما به علم و تخصص چندان بها داده نمی شود، اما دو شاخه گسترده علمی در دنیا هست که دست بر قضا، اکثر مدیران ما خودشان را در این رشته ها صاحب فضل و دارای ایده می پندارند و کمتر به نظرات کارشناسان آن ها وقعی می نهند؛ یکی علم اقتصاد است و دومی علم ارتباطات و به ویژه، زیرشاخه روابط عمومی!

محسن داوری می‌افزاید: قاعدتا پیامدهای بی توجهی به اصول علم اقتصاد و سیطره سیاست های مقطعی بر آن را مردم با گوشت و پوست خودشان حس کرده اند و نیازی به ذکر مصادیق نیست. ولی در مورد روابط عمومی و به طور کلی علم ارتباطات شاید در نگاه نخست چنین نباشد.

اما وقتی موفقیت جوامع دیگر در تحقق اهداف توسعه ای را کندوکاو کنیم، می بینیم یکی از ارکان کامیابی این دسته جوامع، اهمیت دادن به شاخه های گوناگون علوم ارتباطی به ویژه رسانه، تبلیغات، روابط عمومی و بازاریابی اجتماعی، و بهره گیری موثر از اصول مدون این رشته های تخصصی برای تعامل همدلانه مردم و کارگزاران حکومت، تصمیم سازی کارشناسانه و آینده نگرانه و همراه کردن اقشار مختلف در اجرای برنامه های توسعه ای بوده است.

وی ادامه می‌دهد: با این حال، همان گونه که کار به دستان و مجریان برنامه های توسعه ای در کشور ما خود را از مشورت اقتصاد خوانده ها بی نیاز می بینند، اغلب مدیران بخش دولتی هم به صرف این که چندصباحی طرف صحبت اصحاب رسانه قرار می گیرند، خود را کارکشته و صاحبنظر در علم ارتباطات تصور می کنند! نتیجه هم این می شود که شکاف روزافزون بین سازمان و بهره برداران خدمات آن، اختلال ارتباطی بین مدیران و کارکنان، گسست پیوندهای مردم و ذینفعان با سازمان و کاهش مداوم سرمایه اجتماعی سازمان ها به شدیدترین وجه ممکن رخ می نمایاند.

وی اعتقاد دارد: در این بین، کارشناسان و کارگزاران روابط عمومی این قبیل سازمان ها کار دشواری در تدوین راهبرد و اجرای برنامه های خود دارند. از سویی، مدیرانی که خود را در ارتباط گرفتن با رسانه، بهره برداران و عموم جامعه، خودبسنده می پندارند و مدیر روابط عمومی سازمان را در حد تنظیم کننده وقت مصاحبه ها و نهایتا عکاس جلسات و بازدیدهای شان می دانند، قدرت تصمیم گیری خلاقانه و برنامه ریزی بهینه  را از وی سلب می کنند. از آن سو هم، دیگر رده های مدیریتی زیرمجموعه سازمان که جایگاه روابط عمومی را چنین متزلزل می بینند، اگر در برابرش مانع تراشی نکنند، در خوش بینانه ترین حالت، از همکاری موثر سر باز می زنند. همین می شود که در نهایت امر، مدیر و کارشناس روابط عمومی یا دچار نومیدی و سرخوردگی می شود یا به روزمرگی می افتد و به هر حال، کل آن مجموعه، از مهارت، تخصص و دانش مدیر و کارشناس روابط عمومی خود در مسیر تعالی سازمانی کمتر بهره خواهد برد.

این دانشجوی دکترای علوم ارتباطات خاطرنشان می کند: فلسفه این موضوع که در بعضی کشورها، رشته روابط عمومی در دانشکده های مدیریت تدریس می شود، همین ضرورت آشنایی مدیران با اصول و مبانی کلی روابط عمومی و شرح وظایف آن در دنیای پیچیده کنونی است. البته در ایران ما که به ندرت مدیرانی در مصدر امور منصوب می شوند که دوره های آکادمیک  مدیریت را گذرانده اند، شاید کم توجهی به روابط عمومی جای چندان تعجب و گلایه ای هم نداشته نباشد.

داوری تاکید می کند: کارگزاران روابط عمومی اگر بخواهند به اصول اخلاق حرفه ای خود وفادار بمانند؛ یعنی بخواهند به معنای واقعی، روابط عمومی سازمان باشند و با نگاهی دغدغه مند، نقادانه و منصفانه، نقش همدلانه و مشارکت جویانه خود را در مناسبات درون و برون سازمانی ایفا کنند و پل ارتباطی صادق بین مردم، ذینفعان، کارکنان، رسانه ها و مسئولان باشند؛ و اگر نخواهند که روابط عمومی رئیس باشند و مجیزگوی مدیران سیستم و چشم بر کاستی ها و کژکارکردها ببندند، با انتخاب های سختی روبرو خواهند شد؛ انتخاب هایی که گاه فقط دو گزینه بیشتر ندارد؛ ماندن یا رفتن. ماندنی که با خمودگی و عزلت گزینی و افول اثرگذاری در و بر مجموعه همراه خواهد بود؛ و رفتنی که آسیب هایش برای مجموعه سیستم، کمتر از زیان دیدگی فردی نخواهد بود.

وی ادامه می دهد: برای کاستن از بروز تبعات ناگوار این چنینی و بهبود اثرگذاری روابط عمومی ها در سطوح مختلف سازمان های دولتی شاید وقت آن رسیده که برای مدیران رده های مختلف، کارگاه های آشنایی با مبانی علم ارتباطات و اصول و مفاهیم روابط عمومی برگزار شود.

شاید بدین ترتیب، جایگاه  روابط عمومی در بدنه وزارتخانه ها و سازمان ها و به خصوص در نظام بوروکراتیک استان ها، تثبیت و قدرت ابتکارعمل به آن ها بازگردانده شود؛ امری که به نوبه خود، در پیشبرد اهداف و اجرای بهینه برنامه های سازمانی و شناساندن بیشتر و بهتر آن ها نزد افکار عمومی، جلب مشارکت همدلانه عموم ذی نفعان و سرانجام، ارتقای آن مجموعه در ساختار حاکمیتی، تاثیرگذاری مطلوبی خواهد داشت.