توانمندسازی روابط عمومی‌ها؛ کلید افزایش اعتماد عمومی

به گزارش ایکنا از قزوین، روابط عمومی در هر دستگاه اجرایی یا نهاد عمومی، فراتر از یک واحد اطلاع‌رسانی ساده عمل می‌کند. براساس آیین‌نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاه‌های اجرایی، این واحدها متولی اجرای سیاست‌های اطلاع‌رسانی دولت، همکاری با رسانه‌های جمعی جهت انعکاس مناسب عملکردها، پاسخگویی به ابهامات و اطلاع‌رسانی در خصوص دستگاه مربوط، تهیه و اجرای طرح‌های تبلیغاتی، ایجاد حُسن رابطه بین کارکنان و مسئولان، و نظارت بر انتشارات و پایگاه‌های اطلاع‌رسانی هستند. این وظایف، روابط عمومی را به بازوی اصلی مدیریت ارتباطات و اعتمادسازی در سازمان تبدیل کرده است.

ارتباط مؤثر و حرفه‌ای با رسانه‌ها یکی از کلیدهای اصلی موفقیت هر سازمان به‌شمار می‌رود. کارشناسان علوم ارتباطات، مهم‌ترین وظیفه یک روابط عمومی پویا را تلاش برای انتشار فعالیت‌ها و اهداف سازمانی از یک‌سو و برانگیختن توجه عمومی نسبت به عملکرد مجموعه از سوی دیگر می‌دانند. رسانه‌ها به‌عنوان یک کانال کلیدی برای آگاه‌سازی شهروندان، قادرند پیام‌های سازمان را به لایه‌های وسیع‌تری از جامعه منتقل کرده و جایگاه سازمان را تثبیت کنند. درواقع رابطه دوسویه رسانه‌ها و روابط عمومی‌ها، با هدف ارتقای سطح آگاهی مردم، به تولید اخبار مستند و جریان‌سازی‌های خبری منجر می‌شود و هیچ ابزار دیگری نتواند کارآیی یک رسانه را در این زمینه داشته باشد.

اهمیت فعالیت روابط عمومی در ایام جنگ رمضان

تازه‌ترین رویدادی که ضرورت و اهمیت حیاتی فعالیت‌ روابط عمومی سازمان‌ها و نهادها را به رخ کشید، جنگ رمضان بود. در این بحران، روابط عمومی دستگاه‌های مختلف و رسانه ملی با ایفای نقشی فراتر از اطلاع‌رسانی معمول، به یکی از ارکان اصلی مدیریت بحران تبدیل شدند.

از ماه‌ها قبل شواهدی وجود داشت که نشان می‌داد رخ دادن جنگ امری حتمی است؛ علی‌رغم این موضوع، روابط عمومی برخی دستگاه‌ها غافلگیر شده و برای چنین شرایطی آماده نبودند. این در حالی است که در چنین شرایط حساسی روابط عمومی دستگاه‌ها می‌توانند با درایت و اطلاع‌رسانی به‌موقع، آرامش را به جامعه بازگرداند و نشان دهند خدمت‌رسانی به مردم حتی در زمان جنگ هم متوقف نمی‌شود. این اقدامات، حس امنیت و تداوم زندگی عادی را در جامعه تقویت ‌خواهد کرد. روابط عمومی در شرایط بحران، چیزی فراتر از یک سخنگو است و باید به‌عنوان یک پل ارتباطی امن و قابل اعتماد عمل کند.

لزوم حضور حرفه‌ای و مستمر روابط عمومی‌ها در فضای مجازی

عزیز عباسی، مدیر روابط عمومی شرکت توزیع برق استان قزوین در گفت‌وگو با ایکنا اظهار کرد: در حال حاضر و با دگرگونی و تغییرات رخ داده ارتباطی ناشی از گسترش شبکه‌های اجتماعی، اهمیت و نقش روابط عمومی صد چندان شده است، البته این به شرطی است که گذار از روابط عمومی سنتی به مدرن از نظر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در دستگاه‌های اجرایی به‌خوبی انجام شود.

وی ادامه داد: با تحولات فراگیر و تغییرات بنیادین رخ داده در حوزه ارتباطات و افکار عمومی، می‌توان گفت که افکار عمومی در محاصره روایت‌ها قرار دارد، بنابراین رسانه‌ها باید به‌گونه‌ای عمل کنند که هم در حوزه روایت اول و هم در مبحث اقناع افکار عمومی تأثیرگذار باشند.

اسماعیل معصومی، مدیر روابط عمومی شرکت شهرک‌های صنعتی استان قزوین نیز در گفت‌وگو با ایکنا اظهار کرد: باید این واقعیت را پذیرفت که امروز فضای مجازی و شبکه‌های اجتماعی متنوع سهم بسزایی در جهت‌دهی و مدیریت افکار عمومی دارند، چراکه سرعت انتشار و سرعت دسترسی به آن‌ها بالاست، اما نباید از این نکته غافل شد که رسانه‌های رسمی در موضوعات تخصصی و اخبار معتبر، همچنان مرجعیت و نفوذ خود را حفظ کرده‌اند.

وی ادامه داد: امروز هر رسانه یا بستری که سریع‌تر، شفاف‌تر و صادقانه‌تر عمل کند، اثرگذاری بیشتری خواهد داشت، بنابراین نیاز است روابط‌ عمومی‌ها در کنار رسانه‌های رسمی، حضور حرفه‌ای و مستمر در فضای مجازی نیز داشته باشند.

الزام روابط عمومی دستگاه‌ها به استفاده مسئولانه از هوش مصنوعی

مدیر روابط عمومی شرکت توزیع برق استان قزوین بیان کرد: هوش مصنوعی مانند هر فناوری دیگر می‌تواند برای انسان تهدید یا فرصت باشد. از طرفی امکانات و قابلیت‌های هوش مصنوعی می‌تواند در بهبود و ارتقای روابط عمومی‌ها نقش بسیار مهمی ایفا کند، و از سویی ممکن است در آینده‌ای نزدیک روابط انسانی را به حداقل رسانده و انسان‌ها را در بند فناوری‌های نوظهور و به دور از تعاملات و روابط مرسوم انسانی، به یک نوع تنهایی و انزوای مدرن سوق دهد.

وی افزود: آنچه در برخورد با روابط عمومی و هوش مصنوعی حائز اهمیت است، استفاده بهینه از هوش مصنوعی جهت کسب شناخت دقیق‌تر از مخاطبان، برقراری ارتباط مؤثر و تولید محتوای متناسب با نیازهای مخاطب است. 

معصومی بیان کرد: هوش مصنوعی فرصتی مهم جهت ارتقای کیفیت و سرعت فعالیت‌های روابط عمومی است، در کنار این فرصت نباید نقش تفکر انسانی، اخلاق حرفه‌ای و صداقت کمرنگ شود، هوش مصنوعی ابزار بوده و نمی‌تواند جایگزین کاملی برای انسان باشد، اما اگر استفاده از آن همراه با نظارت حرفه‌ای و رعایت اصول اخلاقی باشد، می‌تواند به افزایش اعتماد و کارآمدی کمک کند.

مدیر روابط عمومی شرکت توزیع برق استان قزوین اظهار کرد: یکی از مهم‌ترین ضعف‌ها در حوزه روابط عمومی، نگاه سنتی به این حوزه و کم‌توجهی به تخصص‌گرایی و گماردن اشخاص بدون سابقه و تخصص در این مسئولیت است، در حالی‌که روابط عمومی‌ برخی دستگاه‌ها دچار روزمرگی شده و صرفاً به‌عنوان واحدی برای پوشش اخبار و برگزاری مراسم هستند، در حالی‌که این حوزه نیازمند دانش ارتباطات، تحلیل رسانه، مدیریت بحران و شناخت افکار عمومی است.

وی افزود: ضعف در تولید محتوای حرفه‌ای و حضور غیر هدفمند در فضای مجازی از دیگر چالش‌هاست که باید با آموزش مستمر و نگاه تخصصی و علمی برطرف شود، نگاه ویژه مدیران به حوزه روابط عمومی می‌تواند نقش پررنگی در برطرف کردن ضعف‌های فوق ایفا کند.

هوش مصنوعی به‌مثابه یک تیغ دو لبه است

محمد فرحی، مدیر روابط عمومی اداره‌کل دامپزشکی استان قزوین در گفت‌وگو با ایکنا اظهار کرد: بخش عمده‌ای از افکار عمومی را نسل Z تشکیل می‌دهند و این نسل ارتباط نزدیکی با دنیای دیجیتال دارد، روابط عمومی هم باید خود را با شرایط موجود سازگار کند تا بالاترین بهره‌وری را داشته و در تعامل با نسل جدید دچار چالش نشود. 

وی ادامه داد: هوش مصنوعی به‌مثابه چاقویی دو لبه است که می‌توان در مسیر مثبت از مزایای آن بهره‌مند شد، گاهی نیز سودجویان با وارونه جلوه دادن واقعیات، از این ابزار کارآمد سوءاستفاده می‌کنند، به‌روزرسانی اطلاعات مدیران روابط عمومی جهت استفاده بهینه از این فرصت و خنثی‌سازی تهدیدها، امری گریزناپذیر است.

روابط عمومی‌ها به سمت تبیین و اعتمادسازی حرکت کنند

مریم افلاطونی، مدیر روابط عمومی اداره‌کل امور مالیاتی استان قزوین نیز در گفت‌وگو با ایکنا بیان کرد: امروز روابط عمومی‌ها باید از اطلاع‌رسانی صرف عبور کرده و به سمت گفت‌وگو، تبیین، آموزش، پاسخگویی و اعتمادسازی حرکت کنند. 

وی ادامه داد: هوش مصنوعی یک فرصت بزرگ در حوزه روابط عمومی است، به این شرط که اخلاق‌مدارانه و تحت نظارت انسان استفاده شود، امروز هوش مصنوعی می‌تواند در تولید محتوا و تسریع در تحلیل داده‌ها بسیار کمک‌کننده باشد. فناوری زمانی ارزشمند است که در خدمت فهم بهتر مخاطب، ارتقای کیفیت ارتباطات و افزایش شفافیت قرار گیرد. 

مدیر روابط عمومی اداره‌کل امور مالیاتی استان قزوین بیان کرد: تهدید زمانی ایجاد می‌شود که روابط عمومی بخواهد اصالت، خلاقیت، قضاوت انسانی و مسئولیت حرفه‌ای خود را به ابزار واگذار کند.

روابط عمومی واحد تبلیغاتی و مناسبتی نیست

افلاطونی در خصوص ضعف‌های موجود در حوزه روابط عمومی اظهار کرد: در برخی سازمان‌ها هنوز روابط عمومی به‌عنوان واحدی تبلیغاتی و مناسبتی دیده می‌شود، در حالی‌که روابط عمومی یک حوزه راهبردی است. چنین دیدگاهی باعث می‌شود روابط عمومی بیشتر درگیر کارهای روزمره، پوشش مراسم و انتشار خبر شود و فرصت تحلیل، برنامه‌ریزی، خلاقیت، ارزیابی و اثرگذاری را از دست بدهد.

وی ادامه داد: ضعف دیگری که در حوزه روابط عمومی‌ها وجود دارد، کم‌توجهی به آموزش‌های نوین و تخصصی است. امروز روابط عمومی نیازمند مهارت‌هایی مانند مدیریت رسانه‌های اجتماعی، تحلیل داده، سواد رسانه‌ای، تولید محتوای چند‌رسانه‌ای، ارتباطات بحران، افکارسنجی و روایت‌سازی حرفه‌ای است. بدون آموزش مستمر، روابط عمومی نمی‌تواند با سرعت تحولات ارتباطی همراه شود. 

آرزو سلخوری، دکترای علوم ارتباطات در گفت‌وگو با ایکنا اظهار کرد: هوش مصنوعی اگر با شناخت و نگاه حرفه‌ای استفاده شود، تحول جدی در مدیریت ارتباطات و روابط عمومی به ارمغان می‌آورد، سازمان‌های پیشرو در جهان با استفاده از کاربردهای صحیح هوش مصنوعی در تصمیم‌سازی به روابط عمومی‌های قدرتمندی تبدیل شده‌اند، این در حالی است که در کشور ما از این ابزار هوشمند صرفاً در تولید متن و پیام استفاده می‌شود.

وی بیان کرد: در کشور ما روابط عمومی به‌عنوان ویترین سازمان دیده می‌شود که صرفاً وظیفه تهیه و انتشار اخبار و گزارش‌ها را برعهده دارد، در حالی‌که در کشورهای توسعه‌یافته‌تر، جایگاه بالای روابط عمومی در کنار سایر مدیران ارشد در تصمیم‌گیری‌ها دیده می‌شود.

سلخوری ضمن انتقاد به وابستگی شدید روابط عمومی سازمان‌ها به نگاه مدیران اظهار کرد: متأسفانه در کشور ما مدیران روابط عمومی‌ نمی‌توانند به‌صورت مستقل عمل کنند و به تأیید مدیران نیازمندند، این امر باعث می‌شود روابط عمومی نتواند به درستی ایفای نقش کند.

به گزارش ایکنا، روز روابط عمومی، فرصتی برای بازشناسی نقش محوری این حوزه در پایداری و انسجام اجتماعی است. تجربه جنگ رمضان ثابت کرد که هرگاه روابط عمومی‌ها با تکیه بر اصول حرفه‌ای، ارتباطی شفاف و مستمر با رسانه‌ها و مردم برقرار کنند، نه تنها در مدیریت بحران موفق‌تر عمل می‌کنند، بلکه به‌عنوان بازوان توانمند نظام در حفظ روحیه ملی و امیدآفرینی ایفای نقش می‌کنند. تقویت جایگاه و توانمندسازی این واحدها، سرمایه‌گذاری مستقیم برای افزایش تاب‌آوری و اعتماد عمومی در برابر هر چالشی است.