به مناسبت روز اسناد ملی و میراث مکتوب؛
شبکه ملی اسناد و آرشیو متمرکز دیجیتال راهاندازی میشود
معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گفت: سازمان اسناد در تلاش است که آرشیو دیجیتال را برای کل کشور راهاندازی کند و ایجاد شبکه ملی اسناد پژوهشگران را در مراجعه به اسناد یاری میرساند.
به گزارش ایکنا، پس از تصویب روز «اسناد ملی و میراث مکتوب» در سال 1391، بسیاری از مؤسسات مرتبط همچون سازمان اسناد و کتابخانه ملی، کتابخانه و موزه ملک، کتابخانه مجلس شورای اسلامی و... به سهم خود در ارج نهادن به این روز سعی داشتهاند و برنامههایی را در حفظ و نگهداری اسناد ملی اجرا کردهاند، اما مهمتر از اینها، آزاد شدن این اسناد است تا مورد استفاده عموم به ویژه پژوهشگران قرار گیرد. در همین زمینه با علی زرافشان، معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، گفتوگو کردیم که در ادامه از نظر میگذرد؛ایکنا ــ وقتی از سند صحبت میشود، شاید اولین مسئله درباره آن زمان آزادسازی سند است. اساساً آزادسازی سند چه مفهومی دارد و اسناد را چه زمانی میتوان آزاد کرد؟
در سال ۱۳۴۹ قانون اسناد ملی ایران به تصویب مجلس رسید و در همان قانون در ماده یک پیشبینی شده که هدف از گردآوری اسناد، در دسترس عموم قرار دادن است و برای اینکه این امر رخ دهد، حفظ و نگهداری از آن مورد توجه قرار میگیرد. از این رو در شورای اسناد که بر اساس قانون تشکیل شده، یکی از وظایف شورا تعیین نحوه دسترسی است و آییننامهای در شورا به تصویب رسیده که در آن فرض بر این است که همه اسناد در اختیار مردم قرار بگیرد، مگر اسنادی که شرایط ویژهای دارند، برای مثال اسنادی که براساس قانون مصوب سال ۱۳۵۴ دارای طبقهبندیاند و این اسناد قانون مستقلی دارند و برای هر یک از آنها دوره زمانی در نظر گرفته شده است که در واقع بر اساس آن، تا زمانی که دوره زمانی مشخص طی نشود، امکان انتشار آنها وجود ندارد و اغلب نیز جزء اسنادی بوده که با مسائل ملی و سیاستهای کلان کشور در ارتباطاند.
ایکنا ــ یعنی زمان آزاد شدن این اسناد متغیر است؟
بله، حتی پس از طی شدن این زمان، شورای اسناد سند را بررسی میکند که آیا امکان آزادسازی و دسترسی آن وجود دارد یا خیر.
ایکنا ــ آزادسازی اسناد زمان معینی در جهان دارد یا هر کشوری قانون مختص خود را دارد؟
همه آرشیوهای دنیا قانون دسترسی خود را دارند و برخی قوانین بینالمللیاند، مانند قانون کپیرایت که شامل قوانینی است که به انتشار اسناد مربوط میشود، همچنین اسناد مربوط به حریم خصوصی افراد یا تاریخ شفاهی که در آن قید شده است؛ مادامی که فرد در قید حیات است، این اسناد منتشر نشود و معمولاً سازمانها مکلفاند از ورثه افراد برای انتشار اسناد اجازه بگیرند. در سال گذشته بریتانیا اسنادی را منتشر کرد که دوره محدودیت آنها از بین رفته بود، اما در همین اسناد هم، برخی نقاط آن مخدوش شده بود تا متن آنها پیدا نباشد و این نشان میدهد گاهی با آزاد شدن یک سند، باز هم ممکن است حریم خصوصی یا منافع ملی نقض شود و به همین منظور دسترسی به آن مجاز نباشد. اما به هر حال در این محدودیتهای زمانی، گاهی ۴۰، ۵۰ و حتی ۷۰ سال در نظر گرفته شده است و آنچه در شورا تصمیم گرفته شده این است که عدم دسترسی بیش از ۸۰ سال نباشد و پس از این مدت، اسناد در اختیار عموم قرار گیرد.
ایکنا ــ با وجود سازمان اسناد ملی، وجود مراکز اسناد ذیل سازمانها و نهادها مجاز است؟
خیر و رخ دادن این مسئله نقض قانون محسوب میشود. این مسئله در متن قانون آمده و بایگانی راکد ملی را مورد تأکید قرار داده است که سازمانها و اسناد مکلفاند اسناد خود را که در طبقهبندی راکد قرار میگیرد و دیگر مورد رجوع نیست، در بایگانی مرکزی قرار دهند تا برای استفاده آیندگان در آنجا حفظ و نگهداری شود. نهادها و سازمانها موظفند هم اسناد راکد خود را به سازمان اسناد تحویل دهند و هم اسنادی که براساس قانون ۴۰ سال از محدودیت زمانی آنها گذشته است. البته برخی از دستگاهها، اسناد را نگهداری میکنند و برخی هم به دلیل اینکه قانون تأسیس آنها به پیش از قانون تأسیس سازمان اسناد میرسد، مانند مرکز اسناد وزارت امور خارجه، این استدلال وجود دارد که اسناد نگهداری شده جنبه دائماً جاری دارد، زیرا روابط ما با یک کشور، به طور دائم مورد رجوع دستگاه دیپلماسی کشور است. البته در قانون اسناد پیشبینی شده که اگر نسخه فیزیکی سند در دستگاه باقی میماند، با تشکیل مرکز اسناد دیجیتال در سازمان اسناد و کتابخانه ملی، نسخه دیجیتال اسناد در اختیار سازمان اسناد قرار گیرد که حداقل نسخه دیجیتال اسناد در اختیار عموم مردم و پژوهشگران باشد و در این راستا کارهایی انجام شده، اما نیمه تمام باقی مانده است و سازمان اسناد در تلاش است تا آرشیو دیجیتال را برای کل کشور راهاندازی کند. زیرا بایگانی راکد یکی از مسائل ضروری آرشیوها است و آرشیوهای بزرگ دنیا این فضا را دارند تا بایگانی دیگر دستگاهها در یک محیط مناسب نگهداری شود تا هر زمان اجازه دسترسی داده شد ما بتوانیم کارهای آرشیوی را روی این اسناد انجام دهیم.
ایکنا ــ چرا سیاست یکسانی در این باره وجود ندارد و نهاد ریاست جمهوری مرکز اسنادی برای خود دارد یا سازمانهای دیگر هم همینطور و از قانونی که نام بردید، تبعیت نمیکنند؟
شبکه ملی اسناد برای همین موضوع باید راهاندازی شود که اگر دستگاهها نسخههای کاغذی را نگهداری میکنند، نسخه دیجیتال را به سازمان اسناد ارائه دهند. البته اکنون با توجه به توسعه فناوری اطلاعات، رویکرد جدیدی در بحثهای اسنادی مطرح است که تمرکز حتی در شبکه ملی اسناد ضروری نیست، بلکه باید این ارتباط برقرار شود تا پژوهشگران بر روی شبکه واحد بتوانند جستجو کنند که سند مورد نظر در کدام سازمان و یا مرکز وجود دارد و به آنها رجوع کند. همچنین نکتهای که در قانون ادغام مراکز اسناد پیشبینی شده این است که دستگاههایی که مجاز نیستند و به طور موازی کار اسنادی میکنند، مکلف شدهاند در سازمان اسناد، بخش اسنادشان ادغام و در یکجا متمرکز شود که خوشبختانه در تحویل اسناد از سوی سازمانها مشکل جدی وجود ندارد و حدود ۱۸ سازمان که پیشتر همکاری کمتری داشتند، اکنون این همکاریها بیشتر شده است و در این راستا سال گذشته اسناد مربوط به وزارت نفت تحویل شد و یا اسناد هلال احمر که مربوط به کل سوابق آزادگان، مفقودین و اسرا میشد، به سازمان منتقل شد و بقیه نیز در حال انتقال است و سایر دستگاهها مانند وزارت علوم نیز در حال انتقال اسناد خود هستند. از این رو به نظر میرسد باید تفاهمی رخ داد و مجموعه اسنادی، به این نتیجه برسند که انتقال اسناد، ماندگاری آنها را افزایش میدهد. زیرا اغلب بایگانیهای راکد، دارای استانداردهای لازم برای نگهداری اسناد نیستند و گاهی اتفاقاتی را مانند سال گذشته شاهد هستیم که دفترخانه میدان حسنآباد دچار آتشسوزی شد و خوشبختانه اسناد آسیبی ندیدند و یا مرکز اسناد دیگری در نزدیکی میدان ولیعصر که مربوط به یکی از سازمانهاست دچار آتش سوزی شد. به هر حال سازمان اسناد هم از نظر وجود مخازن نگهداری در شرایط استانداردی قرار دارد و هم دارای سیستمهای ضروری اطفای حریق است.
ایکنا ــ به دیجیتال کردن اسناد اشاره کردید. آیا همه اسناد دیجیتال میشوند؟
سیاست کشورها این نیست که همه اسناد دیجیتال شوند، البته اخیراً «ایکا» به مناسبت روز جهانی مالکیت فکری بیانیهای را منتشر کرد که عنوان آن «بحرانهای محیطی منتظر نمیمانند» بود و در آن از ویپو (سازمان جهانی آرشیو) خواسته بود، مصوبهای را به تصویب برسانند تا مراکز اسنادی مجاز باشند نسخه دیجیتال همه اسناد را با توجه به مالکیت فکری، ارائه دهند، در واقع جهت گیری این است که همه اسناد دیجیتال شوند، اما در حال حاضر اولویت این است که اسناد قدیمی و آسیبپذیر و اسنادی که مراجعه کننده زیادی دارند، دیجیتال شوند و یا برخی دستگاهها که اسناد خود را تحویل میدهند، این کار را مشروط به ارائه نسخه دیجیتال میکنند. خوشبختانه اغلب سازمانها هم کار دیجیتالسازی اسناد را انجام میدهند و زمانی که نسخه کاغذی اسناد را تحویل میدهند یک نسخه دیجیتال هم ارائه میکنند که در سایت سازمان بارگذاری میشود.
ایکنا ــ یکسری اسناد در دست اشخاص است که شرایط نگهداری مناسبی ندارد و ممکن است ارزش نگهداری داشته باشند. در این زمینه اقدامی انجام شده است؟
یکی از بخشهای مهم سازمان اسناد و کتابخانه ملی، بخش خرید و اهدای اسناد است که برخی افراد اسناد خود را اهدا میکنند و این اسناد به نام آنها ثبت و نگهداری میشود، زیرا ما اسناد را بر اساس منشأ آنها نگهداری میکنیم و برخی از افراد نیز اسناد خود را اهدا نمیکنند و کارشناسان آنها را قیمتگذاری و خریداری میکنند. در سال گذشته در این زمینه فراخوانی را برای دریافت عقدنامهها منتشر کردیم، اما اسنادی که ارائه شد، غیر از عقدنامهها اسناد فراوان دیگری مانند فرمانهای بسیار قدیمی به دستمان رسید که آنها را نگهداری میکنیم. در واقع این مسئله یکی از فعالیتهای جدی سازمان اسناد است. علاوه بر این، در زمینه مرمت اسناد نیز فعالیتهایی را انجام میدهیم که دو کار مهم ضدعفونی و مرمت اسناد انجام میشود. البته دفترچهای را نیز برای آگاهی بیشتر مردم منتشر کردیم که در آن شرایط و محل نگهداری بیان شده و به نوعی آموزش داده شده است.
ایکنا ــ طی این فراخوان چند برگ سند جمعآوری شد؟
حدود ۳۳ مورد خریداری شد و بیش از ۱۰۰ نفر نیز مراجعه کردند که ۵۱ مورد از اسناد آنها مربوط به دوره پیش از پهلوی بود. برخی موارد نیز شامل مجموعه اسناد نظیر سند، فرمان، عقدنامه، عکس و مکاتبات اداری بود که در اختیار سازمان اسناد قرار گرفت.
انتهای پیام 
