این مراسم با حضور حجتالاسلام خادمی، مدیرکل تبلیغات اسلامی خراسان شمالی و فرخنده، مدیرکل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان و همچنین حجتالاسلام کوششی، مدیرعامل اتحادیه مؤسسات قرآنی ـ مردمی کشور و قنواتی، مدیر هماهنگی اتحادیههای تشکلهای مردمی فرهنگی قرآن و عترت کشور تشکیل شد.
این جلسه با قرائت آیاتی از کلام الله مجید آغاز و در ادامه هر یک از مدیران کل ادارات تبلیغات و ارشاد به بیان مطالبی در خصوص اعمال ماه ذیالحجه و روز عرفه و همچنین روند ادغام اتحادیهها و پیشرفتهای فراروی مؤسسات پرداختند. پس از تشکیل هیئت رئیسه مجمع، هریک از کاندیداها، در مدت زمان تعیین شده 3 دقیقه به ارائه و بیان برنامههای خود پرداختند.
در این انتخابات 15 نفر برای هیئت مدیره و 4 نفر برای هیئت بازرسی اعلام آمادگی کرده بودند، که از مجموع آرای 36 نفر حاضر در جلسه به ترتیب آراء: لیلی شکرانی 33 رأی، مدینه قاسمی 18 رأی، محبوبه حسینی 17 رأی، هاجر هاشمی مکرم 16 رأی و رمضانعلی ایزانلو 16 رأی بعنوان اعضای اصلی هیئت مدیره و احمد قلیزاده 11 رای و فاطمه آدینه پور 11 رای اعضای علیالبدل هیئت مدیره و زهرا نور محمدی 25رای، رقیه اسفندیاری 23 رأی و فاطمه وحدانی 23 رأی به عنوان اعضای اصلی هیئت بازرسی و مریم مهری با 16 رأی عضو علیالبدل هیئت بازرسی انتخاب شدند.
انتخاب مدیرعامل اتحادیه مدغم و همچنین تعیین احکام اعضای هیئت مدیره به نخستین جلسه اتحادیه مدغم موکول شد.