به گزارش خبرگزاری بین‌المللی قرآن(ایکنا) به نقل از روابط عمومی کتاب سال حوزه، حوزوی بودن پديدآورندگان آثار، کتاب‌هایی که چاپ اول آن ها در سال 1395 یا 1438-1437 قمری یا 2016 میلادی باشد؛ پایان‌نامه‌های سطح 4 (دکتری) که در سال 1395دفاع شده باشد و ضرورت ارائه فتوكپي صورت‌جلسه دفاع پايان‌نامه به همراه اثر از شرایط شرکت در همايش است.
روش ارسال آثار نیز تکمیل فرم مربوطه (به صورت اینترنتی یا مراجعه به دبیرخانه همایش)، ارسال 2 نسخه از اثر همراه با فرم تکمیل شده ثبت اثر، به دبیرخانه همایش است.
ارائه نسخه اصلی اثر، برای کتاب‌های ترجمه شده ضروری است و نحوه ارتباط با دبيرخانه همايش نیز از طریق؛ تلفن دبیرخانه: 32914558- 025 یا با نشانی اینترنتی www.ketabeHowzeh.ir و سامانه پیام کوتاه 100007020 امکان‌پذیر است.
نشانی پستی برای ارسال اثر نیز قم، بلوار امین، ابتدای بلوار جمهوری اسلامی، مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، طبقه اول، دبیرخانه همایش کتاب سال حوزه است.