علاقمندان در این کنفرانس باید حداکثر تا نهم خردادماه(30 می 2018) چکیده سخنرانی خود را به خانه ایران در برلین(رایزنی فرهنگی ایران در آلمان) ارسال کنند. به پذیرفته‌شدگان کمک هزینه سفر اعطا می‌شود.
زبان کنفرانس انگلیسی، آلمانی و عربی است و متقاضیان باید مقالات خود را در قالب سیصد کلمه و در چارچوب محورهای شش‌گانه کنفرانس ارائه دهند.
این محورها شامل رابطه تشیع با شهر مدینه، حوزه علمیه شیعیان در مدینه طی قرون ابتدایی اسلام، رابطه امامان شیعه با زائران، مجاوران و ساکنان شهر مدینه، انتقال تفکرات علمی، فلسفی، کلامی و فقهی از طریق زائران مسجد النبی، میراث هویت شیعیان در مدینه با تمرکز بر قبرستان بقیع و هنر در میان شیعیان ساکن مدینه از جمله ادبیات و معماری است.
انتهای پیام